Аутсорсингът на процеси като начин за повишаване на ефективността на малките и средни предприятия
Избрани статии и новини от редакцията на Forbes България
Пулсиращите ефекти на Covid-19 предизвикаха силни смущения за бизнеса и икономиките, както и несигурност за хората, създавайки нестабилност на икономическо и социално ниво, които обхванаха целия свят. За известно време сякаш имаше надежда, че се сблъскваме с краткосрочна криза, но изглежда, че това не е така. Вече можем да кажем, че сме изправени пред нова реалност, която налага да трансформираме начина, по който мислим и работим.
Трябва да се съгласим, че пред нас стоят различни рискове и предизвикателства като необходимостта от оптимизация на ресурсите и служителите, бюджетните ограничения, въздействието на които компаниите вече усетиха през последните два месеца, но ефектът им тепърва предстои да видим.
Какво следва?
Като отговор на ситуацията е необходимо компаниите да преразгледат оперативните модели и методи на работа, изградени в миналото, в контекста на успешното продължаване на бизнеса от тук нататък. Въз основа на нашите разговори с компаниите виждаме, че очакваните затруднения, предизвикани от пандемията, ще накарат много бизнеси да свият разходите, да се адаптират и разработят нови начини на работа с цел по-добра устойчивост на бизнеса. За региона на Югоизточна Европа, за който аз и екипа ми имаме директни наблюдения, този процес ще бъде особено важен. Икономиките на държави като България, Румъния, Гърция, Северна Македония, Албания, Косово – са изградени предимно от малки и средни бизнеси с ограничени резерви и финансови ресурси. В момента тези малки и средни предприятия, вземайки предвид също опита си от последната предимно финансова криза, правят планове и разработват различни сценарии, за да осигурят непрекъснатост на бизнеса.
Една от основните посоки е фокусиране върху основната дейност на бизнеса и запазване на хората с ключови компетенции вътре в компанията. Останалите периферни, неосновни функции биват прехвърляни към външни професионални доставчици на услуги – маркетинг, счетоводство, администриране на персонала и т.н.
Именно това се случва в сферата, в която ние в EY имаме преки наблюдения. Редица компании възлагат процесите по счетоводство, данъци и пейрол на външен професионален доставчик. Досега в малките и средни предприятия главният счетоводител също помагаше с други задачи (например съдействие на търговските отдели), но в ситуацията на очакван траен спад в бизнеса за редица предприятия това може да се окаже неоправдано.
Защо да променяме модела?
Наистина, какви са предимствата и недостатъците от изнасянето на спомагателни функции към външен професионален доставчик и защо като равносметка много компании смятат аутсорсинга на процеси за една от най-разумните и необходими алтернативи за управление на ресурсите и повишаване на ефективността? Една от основните ползи от такова решение, често споделяна от нашите клиенти, е свързана с възможността за запазване на фокуса върху основния бизнес. Поддържането на вътрешни отдели изисква значително време и ресурси на компанията, постоянен управленски контрол и иновации. Без съмнение ръководството на дружеството би предпочело да се фокусира върху основната си дейност, която генерира приходи.
Аутсорсингът може да бъде и основен инструмент за намаляване на разходите. Например, цялостната издръжка на вътрешен финансов отдел включва редица компоненти, сред които разходи за обучение и квалификация на персонала, както и наемане на пълен работен ден на служители, които имат периоди на максимално натоварване, последвани от ненатоварени периоди, което създава значителни неефективности. Тук добавяме и редица разходи за задържане и мотивация на персонала, разходи за офис, хардуер, специализиран софтуер и оборудване. Много компании си правят тази сметка и решават, че чисто финансово не си струва.
Освен това изнасянето на функциите за счетоводство, данъци и пейрол позволява на компаниите да наемат експерти, които обикновено не биха могли да назначат на постоянна работа. Специализираният външен доставчик предлага свързани високо-квалифицирани услуги, които са на разположение при поискване. Това също носи синергии при предоставяне на една цялостна и качествена услуга. В наши дни има много регулаторни промени, в контекста на пандемията, а и без това. Законодателството на държавите в региона е динамично и постоянно се развива. Има рискове от санкции (дори съдебни дела) за неправомерно прекратяване на договори, нарушения на безопасността на труда, глоби, проблеми с неправилно третиране или деклариране на данъци и осигуровки и др. При изнасяне на услугите към външен професионален доставчик, тези проблеми стават негови.
Какви са рисковете?
Естествено, аутсорсингът на процеси със сигурност крие и съвсем реални рискове, които трябва внимателно да бъдат разгледани. Външните доставчици могат да имат своите собствени приоритети. Това може да доведе до загуба на контрол на компанията върху качеството на услугата. Освен това цените на пазара могат да варират значително между различните доставчици, което пречи аутсорсинг решението да донесе целия потенциал за икономия на разходи. Скоростта на реакция и вниманието към нуждите на компанията от страна на доставчика могат да са занижени. Важен елемент на едно аутсорсинг решение е да осигури надеждна защита на данните, като например чувствителна търговска информация или лични данни на служители и контрагенти. Поради всички тези причини изборът на подходящ партньор за изнасяне на бизнес процеси трябва да се направи обмислено и със сигурност е от огромно значение.
Найден Костадинов, съдружник, Лидер Данъци в EY България, Северна Македония, Албания и Косово. Експерт по финансово-счетоводни услуги
