Изкуството на (онлайн) срещата

Появата на COVID-19 наложи изцяло нови правила на общуване по целия свят и аз мисля, че смело можем да го наречем „Вируса на социалната дистанция“. Човечеството познава много кризи и катастрофи, но за първи път социалната дистанция ни струва толкова много. През последните десетилетия общуването лице в лице е в основата на всички взаимоотношения – както в личния ни живот, така и в бизнеса. Социалните мрежи ни дадоха възможност да се срещаме и работим с професионалисти от цял свят, но личният контакт продължава да е в основата на добрите бизнес отношения и доверието.

Причинената от COVID-19 криза създаде нови правила в общуването. Ако до преди началото на март за Zoom бяха чували само професионалисти, свикнали с дистанционната работа, то през последните няколко седмици повечето от нас станаха експерти в употребата на платформата за видео конферентни срещи и семинари.

Социалната дистанция и мерките ни принуди да променим начина си на общуване, но в никакъв случай

не можем да говорим за отмяна на правилата на бизнес етикета,

а само за някои нови порядки. Не бива да забравяме, че без личния контакт трябва да работим много повече за изграждането на доверие у потенциалните си партньори. Ако следваме няколко прости правила, ще направим добро впечатление и ще вдъхнем на партньорите си сигурност не само в нашите умения и професионализъм, но и в уважението, което изпитваме към съвместната ни дейност.

Преминавайки към работа от разстояние и онлайн срещи, мнозина се изкушават да пренебрегнат строгите дрескод правила на корпоративната среда. Какво казват обаче психолозите? Те ни съветват да се обличаме така, както бихме го правили за офиса.

Този малък ритуал ни създава чувство за подреденост, помага на концентрацията и продуктивността ни. Като експерт по бизнес етикет мога да кажа, че дори от екрана на компютър или телефон, външният вид е сред първите индикатори на професионализъм.

Въпреки че можем да не спазваме съвсем строгия дрескод (костюм, вратовръзка и т.н.), е изключително важно да бъдем чисти и спретнати, а облеклото ни да говори за професионализъм и концентрация. Недопустимо е да “влезем” на бизнес среща по пантофи и както не бихме го направили в корпоративния офис, така не бива да го правим и от домашния.

Златните правила на бизнес етикета са вечни – подходящо, чисто и изгладено облекло, изрядни коса и нокти, дискретни аксесоари, придружени от сдържана, но искрена усмивка.

Отделете време, за да се подготвите за предстоящите бизнес срещи. Осигурете си тишина и спокойствие и потърсете място с добра светлина, за да може да проведете срещата без прекъсвания и да се виждате добре.

Помислете какъв фон има зад вас –

дали картините или декорът, които се виждат, не са прекалено дръзки и ексцентрични за бизнес среща. Разбира се, технологиите ни позволяват да използвате определени снимки или картини (virtual backgrounds), но там също трябва да подходите с вкус и мярка. Не би било подходящо да водите бизнес среща, а зад гърба ви да има снимки от Малдивите или друга ваканционна дестинация.

Бъдете не просто навреме, а поне 10 минути по-рано! Дайте знак на модератора, че сте на линия и в готовност да започнете. Ако част от участниците са на линия малко по-рано, това е идеален момент да размените любезни поздрави и да се поинтересувате от това как се чувстват, как се справят и други колегиални въпроси, които показват интерес и грижа. 

Когато сме у дома, особено ако имаме деца, понякога се случват “извънредни ситуации”. Всички сме виждали в социалните мрежи станалото видео, в което по време на излъчване на живо по BBC, децата на говорещия журналист нахлуват в кабинета му, а той опитва да се държи така, сякаш нищо не се е случило. Ако нещо такова се случи и на вас, не изпадайте в паника. Извинете се, изключете микрофона и камерата си и разрешете ситуацията. Когато се върнете отново в срещата, благодарете за разбирането и продължете нататък.

Една от тайните на успешната онлайн среща е избирането на модератор, който да задава темите

за разговор и обсъждане. Той има задачата в началото на срещата да представи себе си, да каже каква е темата на разговора и да представи всеки от участниците с неговото име и позиция. Добре е да осигурим няколко секунди, в които участникът да поздрави и, ако желае – да допълни представянето си така, че да го запомнят.

Както на среща на живо, така и онлайн, не е добре да говорим един през друг и да се прекъсваме. Дори темата да е “гореща” и да има много дискусии, подобно поведение води до непродуктивни резултати, психическо изтощение и неприятни чувства. Също не е добре да водим и монолог. Говорете стегнато, по същество и и бъдете ясни в своя изказ. Говорете 2-3 минути, когато имате какво да кажете, не се повтаряйте. Тук от съществено значение е подготовката за срещата – структурирайте тезата, която защитавате, направете си план с ключови точки и се уверете, че те са достигнали и са разбрани от всички участници във видео срещата.

Водете си записки, записвайте взетите решения, както и набелязаните цели и очаквани резултати. Още в началото определете кой ще води протокол и ще изпрати бележки от срещата – това е добър навик, който важи и за срещите на живо. Така никой няма да изпадне в неприятната ситуация, да забрави поет ангажимент, интересна идея или важен срок.

Ако предварително не е уговорено друго, по време на онлайн срещата важи същата йерархия, каквато и в “живия живот”.

След като няма как да преценим йерархията според това кой къде е седнал, е важно да покажем своето уважение към партньорите си с езика на тялото и във вербалната комуникация. Затова използвайте учтивите форми на разговор, докато изрично не ви предложат нещо друго.

Не подценявайте важността на паузите и кратките почивки. Тук отново основната отговорност пада върху модератора. Неговата задача е да определи времето за почивка, да проследи всички да са на линия и да започне отново срещата с кратко обобщение на изговореното дотук. Използвайте тези почивки, за да “презаредите” и да сте отново концентрирани в разговора си. Само така можете да си гарантирате положителни и пълноценни резултати от срещата.

Когато говорим за концентрация, не подценявайте колко много информация издава поведението ви “пред камера”.

Не си позволявайте по време на среща да се занимавате с друга дейност.

Не си гледайте телефона, не отговаряйте на имейли, не си разменяйте съобщения с приятели, не си правете списък с покупки и не пазарувайте онлайн. Отсрещната страна ще оцени не само вашето професионално поведение, но и доброто ви възпитание.

Понякога срещите се проточват. Изключително важно е модераторът да следи не просто да не се отклоняваме от темата, но и да свършим навреме, защото вероятно ни очакват и други ангажименти. Малко преди края на срещата е добре, той да подаде знак за оставащото време, за да може участниците да се насочат към обобщение и заключение. Това е и моментът, в който да се уговорите за срок за изпращането на записки от срещата, уговарянето на следваща такава и дали комуникацията ще продължи по имейл или друг метод.

Задължително отделете време, за да се сбогувате и да благодарите

на партньорите си за срещата и отделеното време. Отнема само няколко секунди, но е толкова по-впечатляващо от появата на “черен екран” и надпис “… has left the call”.

Мълниеносната и безпрецедентна криза, породена от COVID-19, рано или късно ще свърши. Но тя вече промени много неща в начина, по който общуваме. Дори да се завърнем в офисите, голяма част от срещите ни с международни партньори ще продължат да се провеждат онлайн и това тепърва ще променя и бизнес етикета, протокола и дипломацията.

Ако се придържаме към тези златни правила за поведение и подхождаме професионално и отговорно към ангажиментите си, съм сигурна, че можем да бъдем и изключително пълноценни и полезни в работата си, максимално ефективни и да спечелим доверието на нови партньори.

Автор: Невена Басарова, консултант по бизнес и социален етикет, създател на Академията за добри обноски и автор на бестселъра “Детска академия за добри обноски” . Тя е сертифициран консултант по социален етикет от престижната школа Minding Manners International в Лондон и сертифициран експерт по бизнес етикет от М. Паркър – лицензиран обучител на Washington School of Protocol във Вашингтон, САЩ.