Как да съкратиш работните срещи
Мои любими теми са здравеопазването, културата и социалното предприемачество.
Един от най-ценните ресурси на един мениджър е времето му. Въпреки това според проучване на “Харвард” 72% от времето на един шеф преминава в срещи със служителите му, като повечето от тях продължават поне един час.
Отгоре на това време се заделя и за уговарянето на всяка среща, а след това за изпълнение на набелязаните задачи, както и времето, необходимо за настройване за работа след срещата. Трябват поне 15 минути след всяка среща, за да си отново продуктивен и да започнеш да изпълняваш отново служебните си задължения, показват проучвания. Авторът на Forbes Лусиана Полис дава съвети как те могат да имат кратки, но продуктивни срещи.
Подобри продуктивността на срещите
Вземи пример от срещите в производството, където често те продължават около 15 минути, като са по едно и също време всеки ден. Оперативките се провеждат обикновено на крак и на тях се обсъждат три теми: какво се случи вчера, проблеми и какво ще се случи днес. Ако възникнат нови проблеми, на тях се обръща внимание в отделна среща, в която участват само пряко свързаните. За да подобриш продуктивността на срещите, определи предварително график и следвайте един и същи план с теми за обсъждане.
Приоретизирай кой трябва да присъства на срещите
Намали максимално броя на хората, присъстващи на оперативките. Джеф Безос например свиква срещи с не повече от шест до осем души. Колкото повече хора присъстват, толкова по-непродуктивна става една среща. Тя е и загуба на време за онези, които няма с какво да допринесат. Френската компания FAVI прави срещите си публични, като може да се включи всеки, който смята, че присъствието му е необходимо. Ако целта на оперативката е да се предаде важна информация, която трябва да достигне до всички, тя може да бъде заместена от видео или от онлайн инструмент, който да замени срещата на живо.
Анализирай оперативките от последната седмица и се запитай: тази среща беше ли необходима, каква беше моята роля, присъствието ми беше ли необходимо, щеше ли да е по-полезен разговор само с отделни служители?
Направи срещите по-целенасочени
Когато срещите включват твърде много хора или са прекалено дълги, без да се определи точен план, е много вероятно служителите да се разсеят и ако разговорът е онлайн, да насочат вниманието си към други задачи – например да отговарят на имейли. Затова е по-добре оперативките да са кратки и целенасочени.
30-минутно предизвикателство
Ако се замислиш за някоя много досадна среща, на която си присъствал, ще установиш, че вероятно част от точките в плана са били добавени в последния момент. Някои служители са говорили твърде много, а други дори не са успели да вземат думата. Много вероятно е някоя от точките да е отнела много време за обсъждане, защото говорещите не са били подготвени или до тях не е достигнала необходимата информация.
Тези срещи много често е можело да продължат не повече от 30 минути. Вместо това често се залага стандарт от около един час. Затова предизвикай себе си и екипа си срещите да се вместват в не повече от половин час. Това ще ви помогне да отсеете важните теми, а на оперативката ще присъстват само хората, които наистина е необходимо да са там.
