А вие ще се връщате ли в офиса?

Елина Желева Автор

“Вие ще се връщате ли в офиса? – А вие?” В новото нормално това е поздравът, който застрашава да измести традиционното “здравей-здрасти-как си”. И понеже плановете се променят динамично, темата е актуална всеки ден. От разговор на разговор за връщане в офиса, въпросът става съвсем естествен и неусетно преставаме да се замисляме, че той е фундаментално грешен, и продължаваме да се питаме “Какво ново при вас? Ще се връщате ли в офиса?” Новото е, че ние не сме напускали офиса. Новото е, че дефиницията за офис се промени. И не става дума за виртуалния офис, който е винаги в джоба ни или, че вече имаме домашен, терасен и плажен офис, а за това, че офисът вече не е място, а гъвкав начин на работа.

Бедата с грешните въпроси не е, че те нямат решения. Грешните въпроси водят до брилянтни решения, но на грешни проблеми. Преди време в Лончлабс София имахме задание от клиент да разработим иновативна концепция за “книжарница на бъдещето”, в която да интегрираме новите технологии. На пръв прочит, заданието на клиента ни води към дигитално решение за новото технологично поколение – съвременно физическо пространство, допълнено с интерактивни екрани – книжарница в стил магазин на Apple. Интересно решение, но решение на потенциално грешен проблем, ако не сме го валидирали с потребителите.

А потребителите, както винаги, не са единомислещи. След обследване на техните нужди, което е нашата първа задача при подобни задания, открихме две основни потребителски групи. Едните, приели дигитализацията, четат книги на таблет и ако случайно отидат в книжарницата, я третират като пит-стоп на Формула 1 – спират, обявяват какво им трябва и напускат бързо след като са го получили. 

Втората голяма група потребители са любители на хартиената книга. Те са хора от различни поколения, с разни професии и интереси, които харесват добрата стара книжарница. Оказва се, че колкото по-голям лабиринт от хаос и книги е тя, толкова повече им допада времето прекарано в нея и толкова по-пълна е кошницата, с която излизат. 

Тези открития за потребителите ни показват как първоначалната идея за решение, макар и вдъхновена от Стив Джобс, не би създала стойност нито за едните, нито за другите потребители, а още по-малко за бизнеса и са ни поредната обеца на ухото за подвеждащи задания. 

Дизайнът на бъдещето изисква холистичен подход

Такива “задания на бъдещето” може да изглеждат анекдотни, но не са. Сега на мода са заданията за “офис на бъдещето”, в които вече някой е дефинирал, че хората ще са на 50% хоум офис, бюрата ще са 100% хот деск и ще има зала за виртуални и хибридни срещи. Но както книжарницата не е просто място за продаване и купуване на книги, така и офисът не е просто място за работа. Затова и подходът към редизайна на офиси следва да е холистичен – фокусиран върху създаването на пространства, процеси и преживявания, които създават стойност за хората и за организацията.  

За да се постигне тази цел, проектите за редизайн на офиса не трябва предумишлено да скачат към решения за намаляване на офис пространството или създаването на стаи за виртуални срещи, а да подхождат по-гъвкаво.  Част от решенията, разбира се, са свързани с оптимизиране на офис площите, с извеждането на политика за дистанционна работа, с въвеждането на нови дигитални платформи. Но дори за адаптирането на тези очевидни решения е необходимо да се вникне в дълбочина в личните, екипните и бизнес нужди, откъдето е нормално да излязат и нови идеи. По тази причина  е добре отделите Фасилити, Човешки Ресурси и ИТ да работят съвместно с хората в компанията от самото начало на проекта.

Хоум офис е супер решение, но не е достатъчно

Според глобално проучване на PWC, 83% от служителите искат да работят дистанционно поне 1 ден в седмицата. На свой ред много компании установиха през официални и емпирични проучвания, че продуктивността по време на епидемията се вдигна и заключиха, че хоум офис е решението, което удовлетворява всички. Но какво ни носи тази продуктивност, ако хората започнат да напускат, защото са загубили принадлежност с компанията? Какво става, ако фокусът върху продуктивността засенчи желанието за екипна работа? Какво се случва, ако продължим да експлоатираме продуктивността за сметка на креативността? 

Хоум офис е супер решение, но не е достатъчно. За да помогнем на хората и организациите да са удовлетворени от дистанционния начин на работа в дългосрочен план, трябва да преосмислим цялостно тази концепция, като дефинираме: къде и как се случва екипната работа; кой вид екипни интеракции е подходящ за дистанционен, хибриден или личен контакт; как планираме тези контакти; как стимулираме креативността в един хибриден свят; как осигуряваме връзка между хората и между хората и бранд идентичността на компанията.

Намирането на отговор на тези въпроси, изисква обследване на работните процеси в компанията и дефиниране на взаимовръзки между тип работа, интеракция с колеги и пространство, включително виртуално. Тези проучвания следва да изведат нуждите от взаимодействие в различни ситуации – от стратегически срещи до проектни спринтове и тиймбилдинг, и са правилната основа за търсене на решение, което да балансира физическото с виртуалното.

Моментът е идеален не просто за редизайн на офиса, а на начина на работа в организацията

Представите на един или друг екип какви да бъдат новите пространства, платформи за споделена работа и правила за тяхното ползване не са еднакви и изборът на финалните решения може да е плод на няколко итерации съвместна работа. Но именно това прави тези проекти подходящи за дадената реалност, в която заради насилствения експеримент, който COVID-19 ни причини търсенето на иновативни решения през итерации стана съвсем естествен процес в организациите. Повиши се доверието,  активира се проактивността, самоорганизацията и експериментаторския дух. Накратко, създадоха се условия и нагласи за гъвкав начин на работа не само по отношение на това къде работим, а как работим. 

Сега задачата пред нас е да намерим начин да запазим новия гъвкав начин на работа, като го превърнем от “принудителен” в “желан”. Затова проектите за връщане в офиса или редизайн на офис не трябва да се ограничават до това да спестим от наем, да извоюваме два дни хоум офис или да подменим стария хардуер. Те трябва да се приемат като шанс трайно да установим новия ползотворен начин, по който работим. 

Въпросът, който трябва да започнем да си задаваме не е “Ще се връщаме ли в офиса?”, не е и “Как ще изглежда офисът на бъдещето?”. Тези стартови позиции ще ни отведат до отговори – някои лесни и бързи, други интересни и изискващи инвестиция, но вероятно отново в грешната посока. Въпросът, който ще ни отведе до решения, които си заслужават е “Как бихме могли да използваме ситуацията, за да въведем гъвкав начин на работа, който създава стойност за хората и за организацията?”