Смарт лидери от разстояние
Дистанционното управление на екипи вече е традиционно явление във всеки офис – почти както дистанционното за телевизора във всеки дом. Въпросът е дали, след повече от година, лидерите все още използват само три копчета от десетките на дистанционното или вече са преминали към смарт управление. Кои всъщност са смарт начините, които могат да помогнат на лидерите да са по-близо до хората, да провеждат по-добри екипни срещи от разстояние и да внесат прозрачност в процесите? Защо технологиите не са достатъчни и с какво да ги допълним за успешно лидерство от разстояние?
Работата от разстояние не би била възможна без технологиите. Затова и към момента почти няма компания, която да не е възприела облачно съхранение на документи, отдалечен достъп до споделени услуги и платформи за видео конферентни срещи. Това обаче не е достатъчно. Тези базови технологични постановки са еквивалента на офисния архив, стаята за принтиране и залата за срещи от живота преди Ковид-19 – необходими, но недостатъчни за ефективна екипна работа.
За да надградят този технологичен минимум, лидерите следва да допълнят портфолиото от дигитални платформи, които използват, с такива, които осигуряват участие на всички в екипа. Тук на помощ идват платформи като Mural и Miro – интерактивни бели дъски за съвместна работа, които могат да бъдат използвани и като визуален протокол за онлайн срещи. Приложения като Mentimeter и Slido на свой ред могат да помогнат за структуриран диалог и събиране на обратна връзка от целия екип по време на срещи, а 15five и RewardGateway за по-дългосрочно целеполагане и признание. Дигитални симулации на офис пространства, като Gather или Wurkr или дори обикновените чат-офиси, могат да помогнат за пресъздаване на усещането за заедност.
Разбира се, технологиите не могат да решат всички проблеми, свързани с неефективните срещи онлайн. Дългите, безрезултатни срещи винаги са били дразнител номер едно на работното място. И ако ден прекаран в поредица от такива срещи, е бил повод за безобидни офисни шеги, ден след ден в неефективни онлайн срещи води до натрупана умора и предпоставки от прегаряне.
От една страна, причината за това е, че времето пред екрана е много по-интензивно заради мултитаскинга, който неизменно го съпътства, а от друга, заради загубата на невербалната комуникация. В среща наживо тя обикновено ни подсказва дали участници са с нас или са загубили нишката на срещата. Невербалната комуникация е естествен залог за емпатия между хората в една стая и когато, поради естеството на срещата, я загубим, следва да компенсираме с фасилитаторски похвати.
Затова е важно лидерите да влязат в ролята на фасилитатори и освен технологиите да овладеят техники за ефективно управление на срещи. Ритуали за откриване на срещи, които сплотяват екипа, забавни правила и загрявки, церемонии за закриване на събития, които вдъхновяват, редуване на дискусии с физически активности, групови разисквания с 1-1 разговори – това са само някои идеи за по-ефективно фасилитиране, които не свеждат екипната работа до обсъждане и вземане на решение, а помагат на екипа да създава съвместно, да споделя и да се забавлява.
В основата на добрата фасилитация е овладяването на принципа на девергиране (отваряне) и конвергиране (затваряне) на дискусията и осъзнаване на ролята на лидера като фасилитатор в услуга на екипа. В тази област методологии като скръм, дизайн мислене и сървис дизайн също предлагат полезни инструменти и визуални темплейти за преглед и приоритизиране на задачи, прозрачно формулиране на цели и отговорности, илюстриране на контекста на проблема с цел по-добър анализ, активиране на екипната креативност и съвместно развиване на идеи.
Проучване, което правихме сред екипи на компании, с които активно работим в launchlabs Sofia показа, че един от най-големите дразнители в онлайн интеракциите е дългото говорене, особено когато е от обичайните заподозрени. Тук на помощ идват инструменти използвани в дизайн мисленето, като концептуален плакат или бизнес канава, които позволяват фокусирани презентации, техники за 1-минутно представяне и структурирано събиране на обратна връзка.
Когато говорим за фасилитиране е важно да не забравяме, че добрите лидери раждат лидери. И това важи с особена сила за ситуацията, в която се намираме, която изисква добрите лидери, не само да влязат в ролята на умели фасилитатори, но да изградят нови фасилитатори, които проактивно да влизат в ролята на лидери и да се опитат да допринесат за по-доброто преживяване на екипа в режим на дистанционна работа.
Много фактори влияят на ефективността на екипите, които работят от разстояние. От това отколко време се познават хората в екипа и каква култура са изградили, до типа работа и натовареността в момента. Технологиите и техниките за фасилитация могат само да допринесат за по-ефективна онлайн интеракция, но те не могат да изместят изграждането на истинска връзка между хората. Затова е важно екипите да продължат да откриват начини да бъдат заедно наживо въпреки пандемичната обстановка. Добрата новина е, че сезонът е подходящ за срещи на открито, брейнсторминг пикници и дори изнесени морски или планински офиси.
