Най-новата лидерска задача: офис редизайн
Наскоро Световният икономически форум публикува списък с новопоявили се в следствие на пандемията професии на бъдещето. В градация по футуристичност това са: (1) дистанционен технически сътрудник – някой, който от комфорта на дома си помага на колегите си за отстраняване на проблеми с виртуалния офис; (2) дизайнер на смарт хоум офиси – широкоспектърен специалист, който разбира от умни технологии, стъкла и акустични решения и помага в редизайна на дома с цел изграждане на офис в него; и не на последно място – (3) ВЧК мениджър – мениджър взаимодействие човек-компютър, който развива смесени екипи, съставени от хора и компютри.
Тези професии на бъдещето не предлагат готова концепция за офиса на бъдещето, но подсказват, че офис редизайнът в сегашно време не бива да бъде конструиран само пространствено, а като взаимодействие на хора, технологии и пространство. Стъпвайки на този принцип, компаниите могат по-холистично да отговорят на въпросите, които са на дневен ред – да се запази ли физическия офис, да се наемат ли още площи за растежа на компанията, какъв процес да се следва при преосмислянето на работната среда. И докато стъпки встрани по пътя към намирането на нова концепция може да има, приемането на политика за хоум офис в организацията е първата напред.
Според последни проучвания между 70 и 85% от служителите поддържат работата от вкъщи и искат този модел да бъде запазен и в бъдеще. От гледна точка на работодателите предимствата на дистанционната работа са също безусловно признати. Все още няма консенсус колко дни да се работи от дома, но моделът пет дни в офиса е категорично отхвърлен в повечето бизнеси. Най-голям процент от работодателите, около 30%, вярват, че три дни на седмица в офиса са напълно достатъчни, около 20% смятат че дори един или два дни стигат, а за някои компании дори един ден в офиса на месец се оказва работеща стратегия.
Има много фактори, които влияят на решението колко дни да бъдат хоум офис – корпоративната култура, естеството на работа, необходимата техника за извършване на работата, дали компанията обслужва клиенти директно, изискванията за сигурност, необходимостта от наемане на нови хора. Тези фактори са комбинация от технически ограничения, бизнес нужди и културни нагласи в организацията, затова решението следва да се вземе на ниво компания, а не да е копие на стандарта в индустрията.
По-важното при редизайна на офиса е, след като се определи политиката за дистанционна работа, да се съобрази не само колко места за работа да останат в офиса за хората, които регулярно или спорадично ще работят оттам, а как да се преформатират свободните площи за екипна работа и социализиране, което се явява новата основна функция на офисите.
За да не се прекъсне връзката между хората, тенденцията е към създаване на кътове за социални контакти, зали за хибридни срещи и колаборативни пространства, които стимулират екипната работа и креативността, или увеличаване на техния брой, ако такива вече е имало. В интериорния дизайн тенденцията е да се вкарват повече елементи, които създават усещане за домашен офис (на англ. resimercial = residential + commercial) включително градини и офиси на открито.
При редизайна е важно да се обърне внимание не само на интериора и обособяването на кът за неформални срещи, а на функционалността и гъвкавостта на пространствата за екипна работа. Местата за реална креативна работа в екип следва да са отделени от социалните кътове, поне акустично, да са оборудвани с подходящи мебели, които стимулират активността, да позволяват гъвкави конфигурации и да имат необходимата техника за споделена работа, а не индивидуални компютри и екрани. Технологиите тук са ключов елемент, но също толкова важно е развиването на нови умения за фасилитиране и документиране на екипни срещи и работа в дизайн спринтове.
При дизайна на пространства за работни срещи е необходимо да се помисли как колегите, които ще се включат дистанционно да бъдат равнопоставени на тези в офиса. Противно на очакванията, креативността в офиса не идва от спонтанни разговори около кафе машината, а от добре фасилитирани срещи, в които всеки участва наравно.
Проучвания от Харвард по темата показват, че работата от офис спомага за случайни срещи и изграждане на връзки, но няма доказателства това да води до иновации. Според професор Бернщайн от Харвардския Университет, иновациите в компанията зависят в най-голяма степен от културата в компанията и до каква степен тя е отворена към различно мислещите хора, независимо от тяхната позиция, пол, раса и харатеристики като екстро/интро-вертност. Според него дистанционният модел на работа, който предлага гъвкаво работно време, колаборативни виртуални и хибридни офиси, спомага тези различия да се изравнят. Това обаче изисква да се обърне специално внимание на дизайна на помещенията, в които ще се провеждат хибридни срещи и уменията на хората, които ще ги водят.
Разбира се, не трябва да се забравя, че едно добре построено пространство, дори в организации с отворена култура, не може да доведе до резултати, ако в компанията липсват гъвкави процеси за стратегия и имплементация на иновативни идеи.
Големият въпрос, който вълнува всяка компания, чиито офиси в момента стоят почти празни, е не просто как да промени работната среда, а дали да запази, намали или увеличи офисните площи, които са наети. Това обаче, зависи директно от нуждите на компанията да спести разходи и политиката за хоум офис, която приеме.
В момента в повечето градове се наблюдава по-голямо предлагане на наемни площи, което означава, че има пик на незаети офиси. Това води до леко намаляване на наемите и инертно решение от страна на лидерите да запазят наетите площи. Независимо дали това е случаят или решението за запазване е умишлено, тенденцията е към редизайн – преформатиране на офисите от места за индивидуална работа в места за екипна работа и социализиране.
В зависимост от политиката за хоум офис, това преформатиране може да доведе до намаляване на офисните площи. Тук трябва да се има предвид, че 50% хоум офис не означава автоматично 50% намаляване на офисните площи, тъй като съкратения брой местата за индивидуална работа става за сметка увеличаване на пространствата за екипна работа, хибридни срещи и социализация. По-реалистично е да се очаква намаляване с 20 до 40%, в зависимост от възможностите за редизайн в сградата.
Друга тенденция в офисния редизайн е появата на по-малки сателитни офиси за сметка на намаляване на площта на централния офис. Това е продиктувано, от една страна, от необходимостта на работодателите да имат достъп до повече потенциални карди, особено в индустрии където има глад за таланти, и от друга, от желанието на хората да живеят в по-отдалечени места, които обаче са по-просторни и близо до природата. Тенденция, която особено в България, става осезаема и все повече ИТ офиси отварят врати в градове извън София. При дизайна на тези сателитни офиси трябва да се заложат същите принципи на хибридност, екипни гъвкави пространства и технологии, и да се обърне внимание на обвързването им с работодателския бранд.
Най-важно в офис редизайна е въвличането на хората в решенията, които предстоят да се вземат – от предпочитания брой дни хоум офис, до интериорния дизайн и технологиите, които да бъдат внедрени в офиса. При един добре фасилитиран процес, хората могат да влязат в обувките на дизайнери и заедно с архитектите и технологичните експерти да изградят офисна среда, която е едновременно естетична и удобна. Това ще избегне ситуации, в които се инвестират средства в редизайн, който не се използва или води до по-ниски нива на продуктивност и креативност.
разработена от launchlabs и 7561architects специално за Райфайзенбанк
Дистанционната работа носи безспорни ползи на бизнеса – тя дава повече възможност за подбор на кадри, води до по-висока удовлетвореност на хората, по-добра продуктивност и дори повишени нива на креативност. Но при едно условие – офис редизайн, в който едновременно е помислено за взаимодействието на хора, технологии и пространство. И докато еднозначен отговор, за това как ще изглежда този офис редизайн няма, със сигурност има еднозначен пътеводител – хората в компанията. Те са тези, които могат да ни отведат до мечтаното хибридно пространство, което предлага по-добри бизнес резултати, на по-малко квадратни метри.
