Как дигитализацията може да ни направи по-конкурентни
Елена Дречева, изпълнителен директор на „Коника Минолта Бизнес Солюшънс България“, за предимствата на дигитализацията

Какви са предизвикателствата пред компаниите днес, свързани с достъпа до информация?
Много организации са наясно, че имат предизвикателства, свързани с обработка и управление на информационните масиви при тях. Отдалечената работа или хибриден модел на работа все повече се възприемат като стандарт. Те изискват да се осигури на служителите бърз и лесен достъп, и в същото време сигурен, до необходимите им данни, независимо къде се намират. Имплементирането на системи за управление на съдържанието е ключовото за решаването на именно тези нужди.
Някои от предизвикателствата, които бизнесът среща, без да има имплементирани такива системи, са:
- Използването на имейла като система за управление на информация, което крие опасности от неясноти, трудно откриване, загуба на данни.
- Информацията се съхранява в различни ИТ системи, които не са свързани помежду си.
- Проблеми със споделянето на информация в организацията и с клиенти, което води до забавяне.
- Трудности с изпълнението на планираните проекти и постигане на качествен резултат.
- Компрометирана възможност да се подкрепи хибридният модел на работа в екип.
- Излишно похабено време и други ресурси поради горните причини.
Какви са предимствата на дигитализацията?
Въпросът пред компаниите вече не е „дали да си дигитализираме процесите и документите“, а „кога и как да се дигитализираме“. Дигитализацията дава следните предимства:
- КОНСИСТЕНТНОСТ НА ИНФОРМАЦИЯТА. Свързаните системи и дигитализираните процеси гарантират, че хората в компанията ще разполагат в реално време с най-актуалната информация, последните версии на документи и данни за контрагентите на компанията – клиенти и доставчици. Няколко служители могат да работят по един документ едновременно, което прави процеса по-бърз и по-управляем.
- ПОДОБРЕНА ГЪВКАВОСТ. Имплементирането на дигитална екосистема позволява на отделите да комуникират в реално време, да разрешават бързо проблеми и да допринасят за сътрудничеството и иновацията в компанията. Прозрачността на процесите и на данните осигурява по-лесни промени в организацията, справяне с непознати процеси и доставяне на по-добро качество.
- ПО-ДОБРИ АНАЛИЗИ. За бизнес лидерите интегрираната вътрешна система е незаменим инструмент за визуализиране на операциите в компанията и за вземане на информирани бизнес решения за бъдещо развитие.
- ПО-НИСКИ РАЗХОДИ. Спестяването на време в търсене на документи и информация определено води до по-ниски разходи. Съвременните облачни решения елиминират необходимостта от инвестиция в хардуер и при растеж на компанията много по-лесно наличните системи могат да се скалират. Служителите се фокусират върху основните си отговорности и това допринася за по-високи резултати.
- ПОВИШАВАНЕ НА ЕФЕКТИВНОСТТА. Когато разполагате с необходимата актуална информация, разчитате на по-добра колаборация между хората и по-успешна комуникация, може да ускорите продуктивността, растежа и печалбата на компанията си.
Дигиталната трансформация е доста експлоатиран израз и звучи много общо, генерално. Какво точно представлява тя?
Необходимо е тя да започне първо в нагласите на лидерите, които са нейният основен двигател. Следващите важни участници са служителите в компанията. Те трябва да приемат дигитализацията като „инструмента“, който ще улесни работата им, ще освободи време за смислени занимания, ще допринесе за по-ефективно изпълнение на задачите и повече лично време. И третият компонент са системите, с които ще се осъществи дигитализацията. Те трябва да бъдат свързани и да образуват надеждна екосистема.
Тук е мястото, където ние от „Коника Минолта България“ можем да бъдем полезни на компаниите с концепцията ни за Интелигентно свързано работно място (ICW – Intelligent Connected Workplace). Тя отразява новите изисквания за работа отвсякъде, по всяко време и с необходимия сигурен достъп до данни, документи и ресурси на компанията.
Концепцията се изпълнява на няколко етапа, като първият е анализ на нивото на дигитализация в компаниите, последван от консултация за възможните оптимизации на процеси и техническото решение, което да осигури дигитализация и по-висока ефективност. Трети етап – имплементация и обучение. Четвърти дълготраен етап – поддръжка и развитие на имплементираните решения.
Платформата, която успешно сме имплементирали при много клиенти в България, е M-Files. Тя успешно се интегрира с останалите системи в компаниите (например ERP, CRM и др.) и електронен подпис от Евротръст. В нея дигитализираме различни процеси в организациите като:
- HR досиета и процеси, свързани с хората (назначаване, онбординг, отпуски, командировки, офбординг и др.).
- Управление на договори (от стартиране на процеса по преговори, през електронното подписване до анексиране, подновяване и приключване в архив).
- Управление на разходи.
- Управление на автомобилен парк.
- И всички други, които са популярни или специфични за дадена компания.
През 2018 г. „Коника Минолта България“ разшири портфолиото си със системите за видеонаблюдение MOBOTIX. Как се развива тази дейност?
Тази дейност при нас се развива експоненциално, тъй като данните са новото злато, а видеото е изключително богато на данни за поведение. Решенията ни за интелигентно видеонаблюдение са много ценни за компаниите – помагат на маркетинговите екипи да анализират данни за поведението на клиентите им и да предоставят по-добро клиентско преживяване, помагат и на ръководството на компаниите да осигури по-добро преживяване на служителите си. Системите ни за видеонаблюдение са с най-високото ниво на сигурност – сертифицирани от външна организация и никога не са пробивани от хакери. Термалните ни решения предотвратяват пожари, загуба на средства и спасяват човешки животи. Като доставчик имаме ясни отговорности за поддръжка на имплементираните от нас системи, описани в SLA (Service Level Agreement).
Вие сте японска фирма, в Япония е много популярен принципът на постоянното подобряване. В какво „Коника Минолта България“ вижда възможности за своето подобряване?
Така е. Всички стандартни процеси, както и интелигентните функционалности на видеонаблюдението, които предлагаме на клиентите си, първо тестваме при нас за вътрешни нужди. Търсим подобрението по метода на дизайн мисленето, което предполага колаборация и често допитване до нашите клиенти за изискванията им и опита им до момента със системите, които сме имплементирали при тях. Този процес при нас е постоянен.
Какви са най–големите предизвикателства пред Елена Дречева и „Коника Минолта България“ днес?
Предизвикателствата в момента, които стоят пред всички, са и пред нас – свързани с недостатъчно ресурси и липса на хора. Безработицата в София е по-малка от 1.8% и състезанието за таланти е доста агресивно. Това предизвикателство приемам като възможност, а именно да автоматизираме и дигитализираме още повече процесите си и да постигаме по-висока ефективност с колегите, с които в момента работим. Мисля, че това ще стане всеобщ тренд, паралелно с останалите процеси, които текат в момента за постигане на благосъстояние на хората. Нали това е целта?