Всяко събитие е важно, носи различна емоция

Славина Чолакова, основател и мениджър на Party service, споделя как се гради и управлява успешен бизнес в сферата на ивент мениджмънта повече от 30 години

Тази година Party service отбелязва 30 години работа в сферата на кетъринг и организация на събития. Как успяхте да се задържите толкова време на пазара?

Организацията на събития е сравнително нов бизнес за България. Ние официално стартирахме като кетъринг компания през 1993 г. и постепенно обогатявахме палитрата си с различни  услуги.

Това е бизнес, в който постоянно има какво да учиш и накъде да се развиваш, стига да имаш желание и увереност. Никога не съм се чувствала на работа, за мен това е едно предизвикателство и любопитство какво още можем да постигнем. Тази „игра“ толкова много увлича, че един ден се събуждаш и не усещаш как са минали  30 години.

Спомняте ли си началото и как започна това пъте­шествие?

Беше като на шега. Първото ни парти беше на 15.06.1993 г. за 300 гости на френското посолство. Една доста сериозна хапка за начинаещ бизнес. Казах си, че няма какво да губя.  Купихме малко чаши, покривки за маси. Помислихме интересна декорация и презентация на храната и така стартирахме – с малко познания, но с много младежки ентусиазъм. Помня удовлетворението след събитието и усещането, че искам да работя точно това и да ставам по-добра.

Кои са събитията, които никога няма да забравите?

През годините сме имали доста вълнуващи моменти, като много протоколни събития за държавни глави и други високопоставени лица, за които се изисква сериозна подготовка и репетиция.

Такива събития са официалната вечеря, дадена от президента Първанов по време на посещението на Владимир Путин в България, както и Трансатлантическа вечеря през 2006 г. по повод Неформалната среща на НАТО в София с участието на американския държавен секретар Кондолиза Райс и 17 външни министри на страните от НАТО и от ЕС. Организирали сме и коктейл в Центъра за изследване на демокрацията за принц Чарлз, сега крал Чарлз III. Предизвикателни и интересни са и събитията на открито, защото има характерни особености  на терен.

Организирате много разнообразни събития – от малки частни празненства до големи корпоративни или строго протоколни ивенти. Каква е разликата между тях и кои ви удовлетворяват повече?

За мен всяко събитие е важно, носи различна емоция.  Харесвам изисканите малки вечери с много детайл и персонално внимание към всеки гост.

Тематичните събития са друго интересно поле. Планираш и създаваш като в приказка. Цветове, зала, декор, сцена, светлини, меню, напитки, екип – цялата емоция, подчинена на една тема. Те също изискват задълбочено планиране и работа в екип с доверени партньори.

Вашият бранш беше един от най-силно засегнатите от ковид пандемията. Как преодоляхте кризата и мотивирахте екипа си да остане при вас?

Ковид пандемията беше абсолютен шок за нашия бизнес. Всичко спря и нямаше никакви индикации кога ще се събуди отново. След първоначалния шок и неуспешни проби за доставка на храна по домовете, нещо, което правеха всички, се насочихме към производство на сандвичи и десерти, подходящи за продажба в кафета и магазини.

Това беше абсолютно ново начинание за нас и тъй като разполагахме с много свободно време, започнахме да правим проби с различни  по вид хлябове и деликатеси, за да предвидим срокове на годност. Работихме по асортимента,  етикетите, опаковките, съдържанието и така създадохме изцяло нов работещ  бранд.

Трудно ли се управлява бизнес с толкова различни направления?

Необходими са много желание и търпение.

Мога да откроя няколко основни правила, които конкретно на мен ми помагат. На първо място е да разчиташ на опитни хора, които да разрешават проблеми, защото събитията невинаги протичат гладко. Трябва да се реагира бързо и ефективно.

Предварително и подробно планиране на всяка стъпка в изпълнението на събитието дава голям комфорт, въпреки това понякога на терен стресът е голям. Делегирaнето и разпределението  на конкретни задачи между членовете на екипа намалява голяма част от напрежението и поддържа  положителна атмосфера. Съвместната работа също така насърчава споделянето на знания и идеи.

Това ни помага да направим всяко събитие с ярко изразена индивидуалност. От подбора на локация, през декора, менюто, начина на сервиране, изпълнителите – обмисляме всички детайли заедно с колегите ми. Разпределяме задачите помежду си и така успяваме да управляваме процеса по-гъвкаво и да реагираме адекватно на възникнали ситуации.

Образованието ви е в съвсем различна област. Как ви помага инженерната подготовка и от­къде сте учили тънкостите на бизнеса с организиране на събития и кетъринг?

Така се стекоха нещата в живота ми, че аз никога не съм работила като инженер, но образованието ми е помагало много в организацията на самия бизнес. Използваме различни софтуерни решения в процеса на планиране на събитията, като всеки един от нас следи сроковете и задачите си и в същото време вижда докъде са стигнали другите членове на екипа.

Създадохме клиентска база данни с информация за всички направени от нас събития в годините. Това изключително много ни помага, когато получим задание от дадена компания, да се ориентираме какво сме правили за тях, какви са им предпочитанията и какво ново можем да предложим, така че да направим запомнящо се събитие.

За всеки тип събитие имаме разписан протокол какви стъпки следваме, точно както създаването на алгоритъм в програмирането.

В началото, когато започнахме да се занимаваме с кетъринг, нямаше много варианти за обучения. Учехме се в движение – от всяко пътуване, от всяко събитие, от всяко проучване.

Впоследствие посещавах различни класове, семинари и обучения с чисто практическа насоченост в областта на събитийния мениджмънт, кетъринга, кулинарията. Пътуванията и събитията, които организираме извън страната, също много помагат, защото се срещаме  с колеги от същия бранш, но с различна експертиза и опит.

Работата с клиенти е специфична и изисква много усилия. Как печелите вашите и какво в характера ви помага да ги задържите?

Познаването на нуждите на клиента е от особено значение в нашата работа. Стараем се да предлагаме адекватни и модерни решения за всяко събитие в унисон с конкретната тема и  концепция.

Имаме клиенти, които са с нас от началото и сме направили много от важните им събития. Растем и се развиваме заедно с тях. Няма по-голямо признание от това да работиш с една компания последователно 20 или 25 години и да си свидетел на развитието им.