Hotdesking – бъдещето на хибридната работа
Избрани статии и новини от редакцията на Forbes Bulgaria
Добре дошли в бъдещето на работата, където т.нар. hotdesking е на път да се превърне в норма, а не в изключение. Откъде знаем това? Е, преходът е на дневен ред от известно време, но неотдавнашното поучително интервю на Глеб Ципурски със Стан Мешков, главен изпълнителен директор и съосновател на UnSpot, потвърждава това.
Стремежът към хибридна работа
Светът е приел очарованието на хибридната работа. Както Мешков изтъква, дебатът вече не е между дистанционната работа и работата в офиса. Става дума за намирането на правилния баланс между двете, за създаването на структура, която да съчетава удобството на дистанционната работа с енергията на сътрудничеството в офиса, като същевременно и да намалява до минимум разходите за ползване на недвижими имоти.
Решението? Досещате се – hotdesking.
Представете си златната среда, при която не е необходимо да сте завързани за офиса 24/7, но и не сте напълно изолирани от колегите си. Точно това предлага хибридният модел.
Представете си го като бюфет в изискан ресторант. Не е нужно да се тъпчете с всичко, което се предлага. Можете да избирате това, което отговаря на вкусовите ви предпочитания и хранителните ви нужди, като същевременно се наслаждавате на оживената обстановка в ресторанта. При хибридната работа по подобен начин можете сами да избирате работната си среда, като междувременно се възползвате от колаборация, когато имате нужда от нея.
А работодателят ви може да намали разходите от недвижими имоти, докато се съобразява с нуждите ви в офиса. Все пак, вие не идвате в офиса, за да работите индивидуално: идвате, за да си сътрудничите с колегите. По този начин работодателят може да намали разходите за недвижими имоти, да добави повече пространства за съвместна работа и да премахне индивидуалните кабинети чрез hotdesking за служители, които искат да си запазят бюро – или дори офис пространство. Всичко това е на разположение на всеки, който има нужда.
Въпреки това изцяло дистанционната работа също не е свещеният граал. В крайна сметка ние, хората, сме социални същества. Жадуваме за общуване, което стимулира творчеството и поражда идеи – нещо, което не винаги може да бъде възпроизведено с разговори по Zoom. Нали знаете онези брилянтни идеи, които се раждат по време на случайни разговори в почивката за кафе? Те не са за подценяване!
Предизвикателства при прилагането на хибридния модел на работа
Както всяка промяна, преминаването към хибриден модел на работа е свързано с предизвикателства. Първото от тях е да се определи най-добрата работна структура за вашия бизнес и вашите екипи. Това е казус, който можем да сравним с процеса по избор на сериал в Netflix с партньора ви. Решението не е праволинейно, а компромисите са неизбежни. Всеки екип се нуждае от различна структура, точно както единият от вас може да предпочита вълнуваща мистерия, докато другият е в настроение за лека комедия.
Второто предизвикателство е свързано с концепцията за споделени бюра. Представете си следната ситуация: Организирате парти в дома си, но разполагате с ограничен брой места за сядане. Какво правите? Импровизирате. Карате гостите си да споделят местата си или вадите сгъваеми столове от тавана. Споделените бюра работят на същия принцип. Компаниите трябва да приложат този по-гъвкав подход към офис пространството, защото, за да бъдем честни, поддържането на офис, който е полупразен през повечето време, е равносилно на прахосване на пари.
Hotdesking: Бъдещето
Hotdesking е като игра на музикален стол. Само че тук музиката никога не спира и има достатъчно столове за всички. Става въпрос за ефективно използване на офис пространство. Но как да гарантираме, че то няма да се превърне в хаос?
Редица компании предлагат услуги за резервиране на бюра и офиси, като UnSpot е една от тях. Компанията е разработила иновативно решение, което отговаря на предизвикателствата, свързани с хибридната работа и hotdesking. Това включва система за резервиране на бюра, координиране на екипи, управление на заседателни зали и дори малко AI магия за резервиране на бюра въз основа на предишни резервации.
И така, какво се случва, когато един екип иска да гарантира, че ще стои заедно, без да се налага да координира графиците си? С UnSpot това е толкова просто, колкото да добавите етикет. След това системата изпраща автоматични известия, координирайки безпроблемно графика на целия екип.
Това е все едно да имате свой личен портиер, който се грижи за всички ваши нужди, свързани с управлението на работното пространство. С тази разлика, че този разполага и със силата на изкуствения интелект да бъде на разположение 24/7.
UnSpot не служи единствено за управление на бюра. Това е всеобхватна платформа за управление на работното пространство, която включва интерактивни планове на етажите, подробни отчети за използването на пространството и инструменти за управление на заседателните зали.
Платформата дори се интегрира с популярни инструменти за продуктивност като Google Calendar и Microsoft Office 365. Това означава, че работният ви график и резервацията на бюро могат да се управляват от едно място.
И това не е всичко. UnSpot насърчава и социалния аспект на работата. Чрез платформата можете да поканите колегите си да се присъединят към вас за хранене или кафе пауза след работа. Това е нещо като Facebook за офисните пространствата, който добавя и щипката чар на социалните медии към работния ви ден. Така че, независимо дали с UnSpot или други продукти, нямате оправдание да се въздържате от hotdesking.
Заключение
С навлизането в бъдещето на работата предприятията трябва да се адаптират и развиват. Строгият офис живот от 9 до 5 часа се превръща в реликва от миналото. Време е да приемем гъвкавото работно време, дистанционната работа и динамичния потенциал на hotdesking.
Да, ще има предизвикателства за преодоляване. Да, те ще включват и промяна в начина на мислене. Но с помощта на инструменти като UnSpot преходът може да бъде безпроблемен и дори приятен.
Hotdesking не е само инструмент за спестяване на разходи или ефективно управление на
пространството. Става дума за създаване на жизнена, гъвкава и съвместна работна култура, в която служителите се чувстват част от общност, независимо дали са в офиса или работят от дома си.
В крайна сметка бъдещето на работата не е свързано само с това къде работим или кога работим. Става дума за това как работим. И точно тук се намесва hotdesking. Бъдещето на работата е тук и то е хибридно. Готови ли сте да се присъедините?
