8 изненадващи задачи, които продуктивните бизнес лидери делегират

„Ако искате да направите няколко малки неща правилно, направете ги сами“, казва Джон К. Максуел. „Ако искате да правите големи неща и да оказвате голямо влияние, научете се да делегирате.“

Това е често подценяваното умение, което тихомълком дава тласък на успешните бизнеси по целия свят, и с което рано или късно трябва да се справят всички лидери, ако искат организациите им да процъфтяват.

Делегирането не е лукс: да се опитвате да правите всичко сами е еднопосочен билет към бърнаут. И все пак това е умение, което много бизнес лидери намират за трудно.

Някои от тях страдат от това, което Джефри Пфефър, автор и професор по организационно поведение във Висшето училище по бизнес към Станфордския университет, нарича „склонност към самоутвърждаване“. Това е убеждението, че е по-лесно да се справиш с всичко сам, или вярата, че можеш да се справиш със съответната задача по-добре от всеки друг.

Междувременно проучване на Columbia Research School установява, че жените лидери се затрудняват повече от мъжете да делегират задачи. Те асоциират делегирането с повече негативни емоции като вина.

Да се чувствате комфортно, когато предавате отговорност, и да се доверявате на други хора да свършат добре работата си, е само първата стъпка. Също толкова важно е да определите точно кои задачи да делегирате и кои да изпълнявате сами.

Това е лесно да се прецени: всичко, което само вие можете да направите и което ще помогне на бизнеса ви да расте и да се развива, трябва да бъде приоритет.

В същото време задачите, които са подходящи за делегиране, са тези, които не изискват специфичните ви умения. Те могат да бъдат свършени също толкова добре (или по-добре) от някой друг и са по-малко важни или критични за бизнеса – но все пак трябва да бъдат свършени. За да се справите правилно, може да се наложи да експериментирате. Имайки предвид това, Forbes попита бизнес лидерите коя е задачата, която са се научили да делегират и която е оказала най-голямо влияние върху живота им досега.

Техните отговори обхващат широк спектър от лични до служебни задачи и показват многобройните начини да спечелите ценно време за себе си и за бизнеса си. Ето някои от най-добрите:

1. Управление на входящата поща

За повечето предприемачи е главоболие да се справят с постоянно растящата входяща поща. Минаването през планини от съобщения, за да решите кои от тях наистина си заслужават времето ви, може да отнеме часове месечно – преди дори да сте започнали да отговаряте на важните. Ето защо Фарис Хатиб, главен изпълнителен директор на компанията за решаване на данъчни проблеми и посредничество Ideal Tax, делегира управлението на входящата си поща на своя асистент, който отговаря за пресяването на имейлите.

„Всичко, което трябва да бъде разгледано спешно, се маркира и аз мога да прекарам първите няколко часа от сутринта в задълбочена работа, без да бъда прекъсван от шума на имейли и съобщения“, казва Хатиб.

2. Пране

Никой не обича да се прибира вкъщи със списък от домакински задължения след натоварен и стресиращ работен ден. Но не можете да избягате от факта, че те трябва да бъдат свършени.

Джийн Кабалеро, съосновател на компанията GreenPal, която свързва потребители с местни доставчици на услуги за грижа за тревните площи, казва, че използването на услуга за пране през последните две години е променило живота му. „Аз не само си връщам тези ценни часове, но и получавам професионални резултати от почистването“, казва той. „Този подход ми помага да поддържам здравословен баланс между работата и личния си живот и допринася за цялостната ми производителност.“

3. Планиране на партита

Отделянето на време, в което служителите могат да се опознаят и да разпуснат заедно, е важно, но планирането на логистиката около това може да отнеме много време.

Дейвид Рийд, директор продажби в производителя на матрици VEM Tools, предпочита да делегира тази работа – намиране и резервиране на място и доставчици, както и избор на меню – на своите служители. Това не само му спестява време, но и позволява на служителите му да се учат и да развиват нови умения, казва той.

4. Приготвяне на ястия

За някои хора приготвянето на храна в края на деня може да е начин да се отпуснат и да се разтоварят. За други това е просто още едно задължение, което трябва да бъде свършено.

Лиза Захия, бизнес стратег и лайф коуч базиран в Манхатън, решава да делегира тази работа, като наема готвач, който идва веднъж седмично, за да приготви всички нейни ястия. „Всъщност спестих пари, защото толкова често се хранех навън или поръчвах храна“, казва тя. „Обикновено използвам това време, за да планирам седмицата си и да се срещна с екипа си. Спестявам около 500 долара месечно за храна и имам повече време за работа.“

5. Социални медии

В наши дни активното присъствие в социалните мрежи е задължително за всяка компания. Все пак актуализирането и поддържането на множество социални канали изисква много усилия. Това може да е нещо, с което бизнес лидерите с дигитални умения се занимават по-активно в началото, но това неизбежно трябва да остане на заден план с разрастването на компанията.

Оливие Вагнер, основателят на данъчната фирма 1040 Abroad, насочена към емигрантите в САЩ, първоначално е бил твърдо решен, че сам ще се грижи за акаунтите на компанията в социалните медии. Скоро след това скоро осъзнава, че не разполага с достатъчно време и опит, за да се справи.

„Това беше едно от най-добрите решения, които съм вземал“, казва той. “Това не само ми освободи повече време, за да се съсредоточа върху други области на бизнеса, но и внесе нова перспектива и енергия в стратегията ни за социалните медии.”

6. Планиране

Всеки предприемач знае, че управлението на един бизнес включва да бъдеш непрекъснато дърпан в няколко различни посоки едновременно, докато за вниманието ви винаги се борят конкурентни проблеми. Важно е да се състави график, в който е предвидено време за всяка задача.

Бранди Куртика е главен изпълнителен директор и съосновател на MissionCare Collective, организация, която цели да подкрепя хора в неравностойно положение. Тя е предала календара си на своята асистентка, която разпределя задачите ѝ, включително вътрешни срещи, комуникация с клиенти или партньори и финансов надзор, в конкретни времеви интервали през деня, като се уверява, че всичко се вмества в тях.

„Това не само прави нещата по-плавни, но също така гарантира, че ще имам достатъчно време, за да се съсредоточа върху важните неща, които наистина ще развият бизнеса ни“, казва Куртика.

7. Пазаруване на дрехи

Всички имаме слабости и слепи петна и ако се изправим пред тях, ще можем да прехвърлим отговорността на някой, който е по-добре подготвен от нас да се справи с тях.

Лахлан де Креспини, съосновател и съизпълнителен директор на Revelo, онлайн платформа, която свързва американски компании с дистанционни разработчици на софтуер от Латинска Америка, признава, че е „ужасен с модата“ и че нежеланието му да даде приоритет на купуването на дрехи води до ситуации, в които е неподходящо облечен за събития.

„Веднъж се оказах принуден да си купя костюм в рамките на 30 минути в Ню Йорк, което не беше евтино преживяване“, спомня си той.

Сега той делегира отговорността за пазаруването на дрехи, като предава своите мерки и детайли за тоалетите, които му трябват за различни случаи, и винаги изглежда подобаващо.

8. Изготвяне на плейлисти

Всеки основател най-добре познава собствените си особености и специфичните начини, по които изразходва времето си. За Райън Брадли, съосновател на агенцията за дигитален маркетинг Heady, това е прекарването на часове всяка седмица в подреждане на перфектните плейлисти за различните работни режими. Той смята, че слушането на музика му помага да се съсредоточи, провокира творчеството му и го мотивира.

Откакто преди около година е делегирал тази задача на асистент, който има задълбочено разбиране за музикалните му предпочитания, той изчислява, че е спестил около 150 часа. Има и един неочакван резултат: „Асистентът ми ме запозна с нови жанрове и изпълнители, с които никога не бих се запознал, ако все още се занимавах с това сам“, казва той.

Но не делегирайте всичко…

Но едно предупреждение: не делегирайте толкова много, че да се лишите от истински приятни преживявания.

Когато Алистър Ууд стартира бизнеса си със система за управление на посетители VisitUs, той е толкова зает, че делегира разхождането на кучето си на професионалист.

„Бързо осъзнах, че това всъщност са много специални моменти от деня или вечерта за мен. Затова съветът ми е: не делегирайте вълшебните моменти от живота само.“

 

Автор: Барнаби Лашбрук

Превод: Ренета Георгиева