Плащането на служебни разходи с лични пари остава в миналото
Ако не сте изпадали в неудобната ситуация картата ви да откаже плащане за бизнес вечеря с важен партньор в чужбина поради надвишен лимит, няма как да влезете в положението на човека, който иска земята да се разтвори точно до сервитьора с ПОС терминал в ръка.
Много хора обаче са го преживявали и биха искали да си спестят това екстремно усещане втори път.
Именно в тази ниша – на служебните разходи – влиза българският еднорог Payhawk, който има разработен продукт за интелигентно управление на представителните средства и всякакъв тип бизнес плащания, които се налага да правят служителите на една компания.
Примерът с лимита на картата в началото е напълно реален, като командировъчните и представителните са само част от услугата, която предоставя компанията с продукта си за видимост, отчетност и персонализиран контрол на разходите.
Преди картите на Payhawk, ситуацията с представителните най-често изглежда така – според нивото на служителите в една фирма те или харчат лични пари, които след това им се възстановяват, или разполагат със служебна карта, по която счетоводството има малко контрол и нулева видимост в реално време.
Вариантите, в които нещо по тази верига се обърква са повече от тези, в които всичко се отчита навреме и гладко. Това е и мотивът на Payhawk да предостави на бизнеса софтуер за управление на разходи, заедно с корпоративни карти.
Софтуерът се интегрира лесно с всички вече внедрени ERP или счетоводни решения, а въвеждането на касовите бележки става като просто се снимат с приложението на Payhawk в мобилния телефон на служителя, който прави разхода.
Оттам нататък технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) извлича данните от касовата бележка и ги изпраща към счетоводната система. Самият софтуер предлага още при въвеждането да се направи класифициране на вида транзакция – дали е за транспорт, маркетингов бюджет и т.н.
Освен бърза отчетност и спестени часове труд за счетоводството и финансовия отдел, този тип работа с корпоративните финанси прави излишно събирането на касови бележки, разписки и бордни карти. Част от хората предпочитат да направят разхода от собствения си бюджет, ако така ще си спестят излишни “бумащини”, както разговорно е известен процесът по отчитане на всичко на хартия.
От гледна точка на бизнеса предимствата са още повече, защото софтуерът и картите на Payhawk дават възможност за контрол на разходите в реално време.
Към всяка карта или карти могат да се дефинират лимити за транзакция, както и да се задават дневни такива. Ако бизнесът налага много на брой служители да правят разходи, тогава те могат да бъдат организирани в отдели или екипи и така да се управляват и контролират бюджетите им.
Услугата работи чрез месечни планове, като Payhawk дава възможност за неограничен брой бизнес карти Payhawk VISA, които могат да се ползват включително чрез Google Pay или Apple Wallet.
Автоматичното въвеждане на данните от касови бележки не означава липсата на контрол, а точно обратното. Много лесно администратор може да преглежда транзакции, включително касови бележки и фактури, да следи по притежатели на карти – хора, екип и организации. Има опция и да се задават правила, така че да се знае кога мениджър или служител е надхвърлил разходите си за определена категория продукти или услуга.
В случай на необходимост, директно чрез приложението могат да се изпращат заявки за допълнителни средства по карти.
Бизнесът навсякъде по света върви в една и съща посока – автоматизация на процеси, дигитализация, изкуствен интелект, но и си прилича по онези дребни неща, които губят време, нерви, често и пари. Payhawk дават заявка да помогнат в едно от най-тесните за много компании места.