Каква е ползата от офиса сега?
Избрани статии и новини от редакцията на Forbes България
В продължение на повече от пет десетилетия 92-годишният застрахователен гигант Allstate разполагаше с обширна централа от 186 хил. квадратни метра в предградията на Чикаго, която до 2020 г. приютяваше около 5200 души. Но миналата година компанията продаде кампуса в Нортбрук, Илинойс, тъй като 83% от служителите му вече работят от разстояние, комплексът беше призрачен град през обикновения делничен ден.
Allstate намалява своите недвижими имоти с около 50% в световен мащаб и модернизира по-малки пространства, които нарича „капсули“, а не „офиси“. Думата „офис“ съществува от десетки години и има много различна конотация“, казва Боб Тухи, главен служител по човешки ресурси на Allstate.
Ако една голяма корпоративна централа в стар бизнес като Allstate вече не е място, където да бъдете забелязани и да си свършите работата, каква е истинската роля на офиса днес?
Това е въпрос, който озадачава ръководителите, разочарова работниците и причинява главоболия на HR-ите. „Когато попитам главните изпълнителни директори и ръководителите „каква е целта на вашия офис?“,– осем от десет пъти – срещам празни погледи“, казва Кели Колон, базиран в Бостън консултант на работното място и бивш съветник в производителя на офис мебели Allsteel.
В продължение на десетилетия — може би векове — никой не трябваше да пита за предназначението на офиса. Преди лаптопите, мобилните телефони и интернет, това беше мястото, където хората трябваше да вършат работа в една и съща стая, за мениджърите да следят зорко хората си и за компаниите да изписват името си върху сграда, която подчертава тяхната марка, циментиране на тяхната култура и показ на статус.
По пътя той също се превърна в място, което подхранваше егото на изпълнителните директори и убеждаваше някои от тях, че управлението означава малко повече от „скитане наоколо“. „Неврологично – поведенчески, като общество – ние обучаваме изпълнителни директори и лидери на организации да преследват, да достигнат това най-високо ниво на своята организация“, казва Колон. „Работното място се превърна в представителна и пословична корона, с която те асимилираха своя успех.“
Пандемията промени това, отделяйки управлението от времето за работа и ускорявайки технологичното освобождаване на професионалистите от офиса. Преди 2020 г. екипите вече бяха разпръснати, но Covid наложи тенденцията към стероидите. Microsoft, например, наскоро съобщи, че преди пандемията 61% от нейните екипи са били базирани на едно и също физическо местоположение – днес този брой е само 27%.
Сега много работни места съществуват в хибридно чистилище, разкъсано между мениджърската носталгия и мненията на главните изпълнителни директори за недостатъците на дистанционната работа и реалната нужда на работниците да избягват осакатяващите пътувания до работното място, докато изпълняват многото ангажименти в живота. Междувременно много служители искат или дори се нуждаят от място за работа, което да не е техният тесен апартамент, и мнозина са съгласни, че физическото пребиваване с колеги помага за изграждането на взаимоотношения, улеснява сътрудничеството и ускорява определена работа. Проблемът: Няма достатъчно консенсус между работници и мениджъри за това колко често или къде трябва да се случва това време заедно.
Компаниите не са глухи. Те знаят, че ще се борят да привлекат хората обратно към старинните офиси. Мнозина преосмислят как работят офисите, създавайки повече място за срещи и социализация. Те добавят кабини или частни стаи за разговори в Zoom, намаляват квадратните кадри и наемат недвижими имоти при поискване. Някои дори напълно отхвърлят концепцията за „щаб“. „Централата е била център на власт“, каза главният изпълнителен директор на Allstate, Том Уилсън, на тазгодишния фестивал на идеите в Аспен. „Дойдохте там, за да ви забележат и да ви видят хората и да се издигнете нагоре. Вече нямаме такъв момент.“
Accenture, която няма мандати за цялата компания за време в офиса, нарича новите си офиси в Ню Йорк „център за иновации“, а не офис. Той разполага с достатъчно гъвкаво пространство за клиенти и консултанти да работят по проекти заедно, настройка, която се превърна в модел за други места. „Почти всичките ни офиси, докато ги обновяваме или разрастваме, са изградени като пространства за сътрудничество“, казва Стюарт Хендерсън, който ръководи бизнеса на Accenture в североизточната част на САЩ.
Почти религиозната реторика за „връщане на длъжност“ и „дистанционна работа“ замъглява един прост факт: голяма част от това се свежда до здравия разум. Не всички бизнеси са еднакви. Това, което работи за утвърдена адвокатска кантора, може да няма смисъл за стартираща компания за играчки. Консултантските фирми имат десетилетия опит в работата от разстояние. Застрахователните компании отдавна имат армии от работещи на място служители. Биотехнологичен стартъп може да се нуждае от физическа лаборатория. Софтуерната компания обикновено не го прави.
В началото на пандемията Atlassian, която прави софтуер, който помага на хората да си сътрудничат с колеги, реши да се ангажира да направи офисите незадължителни, откривайки в проучвания сред служителите, че работниците все още се чувстват свързани, стига умишлено да се събират за изграждане на екип на всеки няколко месеца. „Казахме на нашите служители – ръка на сърцето, знак с кръв – че няма да се налага да се връщат в офис“, казва съоснователят и съизпълнителен директор Скот Фаркухар.
Компанията създаде показател „цена на посещение“, разделяйки разходите за управление на всеки офис – наеми, инфраструктура, поддържане на осветление – на броя посещения, които хората правят всяко тримесечие. Ако показателят беше повече от три пъти по-висок след пандемията, отколкото преди, казва Ани Дийн, ръководител на „екип навсякъде“ на Atlassian, „сметнахме, че този офис е нещо, което трябва да обмислим като съкратим или намалим неговия отпечатък, така че можем да го инвестираме отново където има нови общности, които се появяват.
През май Atlassian затвори своя офис в Бостън, след като показателят стана твърде висок. През февруари отваря пространство в Сиатъл, където хората на компанията нарастват. „Работата е призвание, а не място“, казва Фаркухар.
Други технологични лидери, разбира се, не го виждат по този начин. Тъй като компании като Meta и Amazon издадоха по-строги мандати, мнозина наблюдават въздействието върху заетостта на офисите. Засега мандатите не правят по-широка пробив. За седмицата, приключила на 11 октомври, данните от Kastle Systems, които проследяват плъзгането на баджовете в офис сгради, показват, че средната заетост в 10 големи града все още е само около 50% от нивата преди пандемията. „Повече фирми смятат, че тяхното представяне е повлияно от това, че хората не са заедно“, казва председателят на Kastle Марк Ейн.
Хората са склонни да забравят, че много от тях не винаги са използвали офиса редовно, дори преди Covid. „Важно е да запомните, че типичното използване на офиси преди пандемията никога не е било повече от около 60 до 65%“, казва Деспина Кацикакис, глобален ръководител на цялостното консултиране на работното място на фирмата за търговски недвижими имоти Cushman & Wakefield. (Коефициентите на използване проследяват процента на времето, през което офис пространството се използва през един типичен работен ден.)
Накратко, наетите офис площи от работодателите стават все по-малки, точно както мандатите за „връщане на работа“ стават все по-строги. Когато става въпрос за дърпане на въже за дистанционна работа, казва Брайън Елиът, който съветва изпълнителни екипи за гъвкава работа, „финансовият директор, мисля, че по-често печели“, казва той, поради спестяване на разходи. „С изтичането на договорите за наем [те] основно намаляват пространството – до точката, в която този мандат от четири дни в седмицата може да не е физически възможен.“
Данните на Cushman & Wakefield показват също, че „обитателите“ – това, което видовете търговски недвижими имоти често наричат работодателите – удвояват местата за събиране в офисите, като 40 до 50% от етажния план на средния офис са отделени за обществено пространство, увеличение от 20 на 30% през 2019 г.
Cisco направи още по-драстични промени, заменяйки или реновирайки по-стари недвижими имоти в Атланта и Ню Йорк с нови високотехнологични „Центрове за таланти и сътрудничество“, които показват нейните продукти за хибридни офиси. Преди пандемията около 70% от пространството в Ню Йорк беше за индивидуална работа, а 30% бяха общи. Сега това съотношение между бюро и заседателна зала е обърнато.
Междувременно сътрудничеството – и отделянето на време за връзка – не винаги трябва да се случва в офиса на компанията. Отстъпленията извън обектите процъфтяват, търсенето на гъвкаво пространство нараства и платформите за офис алтернативи се разпространяват. Предприемачите стават креативни. Базираният в Портланд, Орегон стартъп Radious, например, действа като Airbnb за офиси, като собствениците на жилища отдават под наем къщите си през деня на професионални работници. Тъй като пътуването до работното място е голяма бариера за много служители, „не мисля, че близостта привлича достатъчно внимание в разговора за бъдещето на работата“, казва съоснователят Амина Моро. „Това, което можем да кажем на работодателите, е, че разполагаме с места точно в кварталите на вашите служители.“
В крайна сметка преосмислянето къде се намират офисите, как са проектирани или колко често се използват, не означава, че изобщо не са необходими. Въпреки че Atlassian няма мандати за присъствие, 26% от служителите, които живеят в рамките на два часа от офиса, идват поне веднъж седмично, казва компанията, а 72% посещават един до четири пъти месечно. През последната година 70% от служителите, независимо от местонахождението им, са посещавали офис поне веднъж на тримесечие.
Фаркухар, който казва, че стига до офиса само веднъж на тримесечие, все още е голям привърженик на събирането на хората, особено за преднамерени събирания. „Ние вярваме, че социалните връзки се изграждат лично“, казва Фаркухар. „Просто не се случва най-добре, като седите до някого в офис всеки ден.“
За Дийн, ръководителят на „екипа навсякъде“ на Atlassian, офисите имат две основни цели: изграждане на връзки между служителите и „даване възможност на хората да вършат неща в нова среда“, особено работници, които може да нямат възможност да работят у дома. „Офисите не са задължителни за нас. Но това не означава, че те нямат значение“.
Автор: Джена Макгрегър, Forbes
