10 лесни трика за продуктивност за заети лидери
Започвайки втория месец от новата година, много лидери ще търсят допълнителни начини да повишат способността си да вършат нещата по-бързо през следващите седмици и месеци.
Вашите нива на производителност неизбежно ще се понижават през работния ви ден и седмица. Но когато съзнателно промените ежедневните си навици в по-продуктивни, ставате още по-ефективни.
Не се притеснявайте, подобряването на производителността ви не трябва да означава драстични промени в начина ви на работа. Създаването на управляеми навици, които могат да бъдат интегрирани в ежедневието ви, ще направи всичко по-лесно. Тези трикове за производителност ще ви покажат, че не е нужно да завършвате работния ден с безкраен списък със задачи и можете да бъдете по-продуктивни, без да работите повече.
Ето десет идеи, за да започнете.
- Преценете кои задачи можете да делегирате
Много лидери попадат в капана на мисълта, че трябва да направят всичко сами, така че продължават да добавят неща към вече си списък. Но един от най-добрите начини да подпомогнете развитието на вашите служители и да свършите повече е да делегирате задачи на подходящите хора. Проучване на Gallup установи, че лидерите, умели да делегират, могат да генерират по-добър бизнес растеж от лидерите, заседнали в управлението на малки задачи. Не можете да направите всичко, така че започнете да мислите кой от вашия екип има капацитета в графика си да свърши повече работа.
- Приоритизирайте задачите с помощта на този метод
Лидерите често правят дълги списъци със задачи и намират за предизвикателство да разберат своите приоритети. Но за да го направите по-малко обезсърчително, използвайте Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови, за да ви помогне да разграничите важни, маловажни, спешни и неспешни задачи. Това също е чудесен начин да определите кои задачи да делегирате на други (вижте точка 1!).
- Знайте кога да кажете „Не“
Познаването на вашите приоритети е от съществено значение за подобряване на производителността като лидер. Нуждаете се от яснота върху какво е важно да се съсредоточите в този момент, така че всичко, което правите, да е в съответствие. Когато се появят задачи или работни места, които не са в съответствие, може да има смисъл да кажете „не“. И понякога това „не“ може да е „не сега – попитайте ме отново след няколко дни, за да имате цялото ми внимание“.
- Използвайте ефективни методи за комуникация
Според Harvard Business Review 92% от служителите смятат срещите са скъпи и непродуктивни. Може ли тази едночасова среща да е била 30 минути? Възможно ли е 30-минутната среща да е била 5-минутен телефонен разговор? Възможно ли е телефонните обаждания да са били бърз имейл? Намирането на най-добрия начин за предаване на такива съобщения може да доведе до по-малко ненужни срещи и да даде на лидерите и служителите необходимото време за изпълнение на задачите им.
- Практикувайте подхода „Поглед от птичи поглед“.
Отделянето на време да направите пауза и да погледнете от перспективата на птица на вашите бизнес планове за предстоящите седмици и месеци е отличен начин да получите перспектива от високо ниво. Той помага на лидерите да оценят какво предстои и да гарантират, че всички критични етапи и крайни срокове са изпълнени.
- Активирайте правилото за две минути
Може ли тази малка, черна задача от списъка ви със задачи да бъде свършена за две минути или по-малко? Тогава го направете. Не мислете прекалено много за това и не го добавяйте към своята матрица на Айзенхауер или друг списък със задачи. Просто го направете. Свършете простите неща бързо и продължете напред.
- Посветете конкретно „време за разсейване“
Лидерите имат семейства, социални кръгове, хобита и др. Животът им не се състои само от работа. Понякога възникват проблеми, които могат да затруднят концентрацията. Идеята е да си отделите определено време през работния ден, за да наваксвате по-неспешни неща, несвързани с работата. Когато мозъкът ви знае, че е отделено специално време за справяне с тях, това ще ви даде честотната лента, за да се съсредоточите върху работните си приоритети.
- Не отлагайте предизвикателните задачи
Заетите лидери често отлагат най-трудните си задачи. Това може да са задачи, които не им харесват, но са решили да не ги делегират. Мисълта да се справите с тях може да ви натежи много и да изтощи енергията ви. Ключът е да блокирате необходимото време, за да го направите, и след това да го завършите през определеното време. Ще се почувствате по-добре, когато това е направено, а останалото ще изглежда по-лесно.
- Не забравяйте, че имате нужда от сън и почивка
За съжаление, много лидери оставят навиците им за сън да страдат по време на натоварени и стресиращи времена. Безсънието и лягането твърде късно, за да осигурят достатъчно часове сън, водят до липса на енергия и умора на следващия ден, което се отразява на тяхната концентрация и производителност. За да сте в най-добрата си форма, имате нужда от достатъчно сън и почивка. Националната фондация за сън съобщава, че сънят допринася за по-добро внимание, фокус и креативност – всички перфектни компоненти на това да бъдеш продуктивен лидер.
- Опитайте упражнението „Изхвърляне на мозъка“.
Това просто, но мощно упражнение включва записване на всички задачи, идеи и грижи, които занимават ума ви. Този процес помага да разчистите мислите си, да намалите умственото претоварване и да придобиете по-ясна представа за това, което се нуждае от вашето незабавно внимание. След като всичко е на хартия, можете да приоритизирате и организирате тези мисли, като в идеалния случай използвате рамка като матрицата на Айзенхауер. Това упражнение намалява стреса и подготвя почвата за по-фокусирано и ефективно вземане на решения.
Като лидери е изключително важно да признаете, че вашият подход към производителността може значително да повлияе на функционирането на вашия екип и културата на работното място. Интегрирането на тези трикове за производителност в ежедневието ви ще оптимизира ефективността ви и ще даде мощен пример за вашите служители.