Insight Events: От концепция до изживяване – формулата за запомнящи се събития

Елена Рачева и Борислав Йорданов – основатели и управляващи партньори в Insight Events, с над 1000 реализирани събития, повече от 100 000 участници и клиенти в над 15 държави

Insight Events е символ на успешни съби­тия и дългосрочни партньорства – каква е Вашата философия за изграждане на доверие и добавена стойност за клиентите?

Комуникация, проактивност, гъвкавост и опит са елементите, върху които градим дългосрочни партньорства.

Знаем колко е важно за всеки клиент да получава информация бързо, ефективно и да е разбран в своите представи и идеи. Умеем да скъсяваме дистанцията и това прави процеса на общуване по-ползотворен и приятен за всички страни.

Стараем се да бъдем проактивни – предлагаме идеи, решения и иновации, добавящи стойност. Така клиентът вижда, че не си просто изпълнител, а мислиш как да допринесеш за неговия бизнес. Това те превръща от доставчик на услуги в истински партньор.

За да можеш да бъдеш проактивен с работещи решения, е необходимо комплексен опит и голяма гъвкавост. Повече от 10 г. Insight Events организира събития за глобални и локални компании – от фармацевтични гиганти и водещи FMCG брандове до бързо развиващи се технологични фирми. Това ни е дало изключително разнообразие от казуси, културни контексти и мащаби – от малки бизнес срещи до национални събития и международни конференции.

Натрупаният опит ни позволява да предлагаме креативни, но същевременно изпълними решения, както и да реагираме уверено в критични ситуации.

Гъвкавостта също е ключова за успешната реализация на събития – умението бързо да се адаптираме към неочаквани ситуации, промени и предизвикателства, намирането на решения в движение и адекватния отговор на нуждите на клиентите.

Кои са уникалните предимства на Insight Events и факторите за успех, поставящи Ви сред лидерите в индустрията?

Екип с разностранен опит – това е нашето най-голямо предимство! Insight Events се отличава от конкуренцията с изключително ангажирани професионалисти в 3 основни отдела – корпоративни събития/бизнес пътувания, международни прояви и специални събития. Тясната им взаимовръзка позволява да реализираме проекти от различен характер от А до Я, без компромис в качеството.

Добавяме познаването на най-новите технологии, използвани в индустрията, и отлична компетентност за възможностите за организиране на събития в цялата страна – от най-добрите хотели и зали, до уникални локации, които превръщаме в сцена за запомнящи се изживявания. Установените дългосрочни партньорства с доставчици и доверени подизпълнители ни гарантират надеждност, стабилност и бърза реакция при всеки проект.

Сред лидерите в индустрията ни поставя нашият стремеж към иновации – интегрираме модерни технологии като мобилното ни приложение Pinevento – уникално решение за подобряване на ангажираността и информираността на участниците в събития, както и възможност за намаляване на екологичния отпечатък на нашите клиенти.

Новите технологии трансформират събитийната индустрия – кои иновации вече интегрирате в своите проекти и как променяте преживяването за участниците?

Светът около нас се променя изключително бързо, както и възможностите пред организаторите на събития да използват новите технологии, за да добавят стойност към проектите си. Смело можем да кажем, че през последните години Insight Events реализира едни от най-иновативните събития в България. На първо място бихме отличили нашето мобилно приложение Pinevento – платформа, която дава на клиентите дигитализация, по-висока ангажираност на участниците и видимост на бранда. Онлайн регистрация, интерактивни програми, push-уведомления, Q&A, лайв анкети, геймификация и библиотека са само част от функционалностите, които правят преживяването по-динамично и удобно.

В същото време работим много в посока на креативното съдържание и интерактивното поднасяне на информация – чрез 3D mapping, интерактивни LED стаи, анимирани видеа, както и AR & VR преживявания. Всичко това не само създава силен WOW ефект, но и прави участниците активна част от самото събитие.

Вярваме, че новите технологии не са само ефектна добавка, а начин да направим събитията по-устойчиви, персонализирани и измерими като резултати – фактори, които са от ключово значение за бизнеса на нашите клиенти.

Как се раждат креативните Ви концепции и как успявате да ги съчетавате и с управлението на логистиката на сложни проекти без компромис в качеството?

Нашият личен баланс като лидери е от голямо значение, примерът и умението ни да насърчаваме добрите практики. Най-важните характеристики за човек в нашата професия е, освен да бъде комуникативен и организиран, да умее и да приоритизира задачите си. Това значително улеснява управлението на сложни проекти, без да се компрометира качеството. Креативността не обича рамки и ограничения и да балансираш между нея и логистиката е едно голямо предизвикателство. Според нас ключът тук е да се разделят процесите. По-конкретно, да се даде пълна свобода по време на генерирането на идеи и концепции, след което те да се структурират в план с конкретни цели и срокове. Концепциите се раждат основно в комуникация с клиента и помежду ни. Естествено, след толкова години в бранша голяма част от идеите ни идват от натрупания опит.

Insight Events се позиционира като компания с експертиза и глобален поглед, но и с локална адаптивност – как балансирате между специфичните нужди на българския пазар и международните стандарти?

Като официален представител на BCD Meetings & Events за България – една от най-големите международни компании в света, и партньор на EUROMIC, в Insight Events имаме пряк достъп до най-актуалните тенденции и глобални практики в събитийната индустрия. За да бъдем част от тези структури, отговаряме на високи изисквания и преминаваме мониторинг, свързан със стандарти за качество, корпоративна социална отговорност и комплайънс – силен стимул да работим на нивото на международните очаквания.

Нашият екип е дълбоко свързан и с българския пазар – познаваме спецификите, културата, локалните ресурси и реалностите, които изискват гъвкавост и адаптивност. Комбинацията от глобален опит и локална експертиза е нашето уникално предимство. Умеем да превеждаме международните стандарти на езика на българския бизнес, съчетавайки с креативността, личния подход и партньорските отношения, които клиентите тук очакват.

Така успяваме да създаваме събития, които едновременно отговарят на най-високите международни критерии и са напълно съобразени с духа и нуждите на местния пазар.

Устойчивостта е новият ключов фактор в бизнеса – за Вас тя е тенденция или бъдеще? Как я прилагате в организацията на събития?

Устойчивостта е бъдеще, с което сме се ангажирали. Имаме висока оценка за устойчивост в платформата на Eco Vadis и сме в процес на сертифициране по стандартите на Biosphere. Устойчивостта е и наша лична кауза, целенасочено прилагана на нашите събития. За съжаление, срещаме предизвикателства като липсата на държавна политика и стандарти към доставчиците, което прави някои критерии за „зелени“ събития трудно приложими в България.

Въпреки това сме убедени, че устойчивостта не е пречка, а възможност за иновации и дългосрочна добавена стойност. Затова прилагаме реалистични и ефективни практики: избор на места с достъпност до обществен транспорт; минимизиране на хартиените материали с мобилното ни приложение Pinevento; предлагане на местни и сезонни продукти; ограничаване на пластмасата за еднократна употреба; управление на отпадъците с ясни инструкции и обучение на участниците.

Променяме индустрията, като вдъхновяваме и образоваме клиентите и партньорите си – чрез конкретни действия, измерими резултати и личен пример.

Как изграждате успешна екипна култура, в която креативност, дисциплина и професионализъм работят заедно?

Екипът е най-голямото ни богатство. Гордеем се, че успяхме да съберем на едно място мислещи, позитивни, отдадени и креативни професионалисти.

Креативност, дисциплина и професионализъм постигаме с доверие, ясни роли и очаквания, редовна обратна връзка и подкрепа. Даваме свобода на всички да се изразяват, да дават нови предложения и да поемат отговорности. Сплотен колектив сме, работим заедно, помагаме си, даваме си идеи, гледаме в една посока. Като лидери се стараем да даваме добър пример и да мотивираме екипа. Веднъж годишно всички правим пътуване извън страната. Презареждаме, посещаваме интересни места и най-вече се забавляваме заедно.

Как виждате бъдещето на събитийната индустрия в България и региона – кои ще бъдат големите трансформации през следващите 5 години?

В близко бъдеще ще се организират много по-интерактивни, двупосочни събития, в които освен лекторите и самите участници ще създават съдържание и ще споделят опита си. Чрез мобилни приложения, live polling, геймификация, анализ на данни в реално време ще се събира обратна връзка, превръщаща събитията в динамични платформи за диалог, а не еднократни срещи.

Ключова трансформация е и устойчивостта – клиентите все по-ясно настояват за „зелени“ практики: дигитализация вместо хартия, локални ресурси, минимизиране на отпадъците и измеримост на въглеродния отпечатък, което ще се превърне в очакван стандарт.

Виртуалните елементи  няма да заменят живите събития, но ще разширят обхвата и включването на повече участници.

Все по-голям акцент ще се поставя върху персонализираното изживяване. Благодарение на данните и технологиите събитията ще се адаптират към интересите на отделните участници.

Вярваме, че през следващите 5 г. събитийната индустрия в България и региона ще повишава стойността си за бизнеса – събитията няма да са само „преживявания“, а стратегически инструмент за изграждане на общности, знания и доверие.