От предизвикателства към стратегия: Как HRS Solutions решава трудните HR задачи

Мая Янева, изпълнителен директор на HRS Solutions, очертава ключовите стъпки за развитие на таланти и изграждане на здрава организационна култура.

Какво Ви мотивира да създадете HRS Solutions – веднъж представена, концепцията Ви звучи напълно естествена и на място, но как стигнахте до идеята?

HRS Solutions е резултат от вдъхновението на екипа и отзвука от страна на бизнеса. С партньорите ми искахме да направим нещо цялостно, което да обедини нашата експертиза и да отговори на комплексните нужди на компаниите. През годините сме разработвали успешни решения и програми; изграждали сме организации от нула, които са достигали над 2500 служители както в България, така и в чужбина. И така концепцията ни се оформи като холистичен подход – да бъдем партньор, който мисли стратегически, действа практично и умее да подкрепя гъвкаво и устойчиво организациите. Нашата цел е да преведем фирмите през промяната чрез стабилна структура, силна култура на доверие и отговорно използване на технологиите.

Специализирали сме се  в 3 основни направления. Първото е откриване и развитие на човешките ресурси за различни индустрии, където съчетахме опита на нашите партньори от HRS при намирането на таланти и експертизата ни на екип с дългогодишен опит в разработването на програми ориентирани към задържането и развитието на тези таланти. Второто е свързано с оптимизации и изграждане на центрове за споделени услуги, а третото е най-комплексно – позиционираме се като партньор за цялостни решения, свързани с изнесени услуги.

Създадохме партньорства с иновативни технологични компании, за да изградим система, която да предложи адекватни решения за българския и международните бизнеси. Защото индустрия 4.0 е технологична революция, с дълбочина, каквато човечеството до този момент не е преживявало.  Това е нова реалност, в която бизнесите трябва да преподредят и постоянно да надграждат своя организационен капацитет. Постоянно следим за новостите в дигиталните решения и анализираме техните възможности от гледна точка на потребителя, така че да подпомогнем въвеждането им в експлоатация възможно най-гладко.

Кои според Вас са най-важните предизвикателства, които организациите днес срещат в ръководенето на хората си и работната сила като цяло? Бихте ли споделили накратко и какво ги съветвате?

Нека да назовем „слона в стаята“ – липсата на кадри е най-често обсъжданият проблем както в България, така и в световен мащаб. Погледнато в дълбочина това е  несъответствието между уменията на служителите и изискванията за позициите. Най-често нашите клиенти ни търсят, за да ги подкрепим в процеса по намиране служители и въвеждането им на работното място.

Утвърди се и един междинен етап, където ние обучаваме допълнително служителите за придобиване на умения, които са необходими, за да започнат самото въвеждане в работния процес. За да избегнем често срещания сценарий на разминаване в очакванията на служител и работодател, разработихме „Пътна карта“ на служителя по примера на успешни практики в утвърдени компании.

Дигитализирахме я и така по ефективен и опростен начин, без ангажиране на допълнителни ресурси улеснихме работата на отделите по човешки ресурси, а в същото време служителите от ден 1 се чувстват обгрижени и център на вниманието.

Според Световния икономически форум почти 40% от ключовите умения и компетенции на служителите, валидни към момента, ще се променят до 2030 г. Това налага своевременно планиране на алтернативни решения така, че компаниите да преодолеят това препятствие.

Липсата на кадри води до увеличаване на натовареността на наличните служители, стрес, последвано от липса на ангажираност, демотивация и ерозия на фирмената култура. Това е обхватът на втората по важност тема, която е предмет на разговорите с нашите клиенти. В тези ситуации отново впрягаме технологични решения за вътрешнофирмено проучване. По този начин бързо и коректно извеждаме основните фактори, които влияят на нагласите на служителите. Изготвяме план за действие и комуникация и подкрепяме компаниите за цялостното му изпълнение. В повечето случаи в основата на всичко стои стресът и справянето с него. Все по-актуална става темата за менталното здраве на хората, или още по-известно като well-being програми.

Третата област е търсенето на ефективност, намаляване на разходите, оптимизиране с цел рентабилен бизнес. Постоянно се говори за изкуствен интелект и дигитализация, но как това може да помогне на една организация, кое е подходящото решение за нейния случай… В такава ситуация ние начертаваме план-карта, на която предоставяме възможните решения, като описваме всички необходими компоненти за вземане на стратегически решения. Тя включва инструментите, разходите, очакваната възвръщаемост, сроковете, необходимите ресурси, плюсовете и минусите, рисковете и др. Така предоставяме холистичен подход за трансформация на компанията, подкрепен и с примери от практиката ни.

Да, категорично не се страхуваме да използваме технологии. Те са важна част от нашия инструментариум. Изградихме екосистема от партньори с дигитални решения, които опростяват, проследяват, сигнализират и дават стратегическа видимост при вземането на решения. Но нашата идентичност не е технологична – като експерти с дълъг опит „от другата страна“ знаем кога и как да използваме инструментите оптимално, така че да носят обективна и реална полза.

Всички тези промени – нови умения, нови технологии – неизбежно оказват влияние върху работната среда. Как според Вас това се отразява на културата в организациите и на начина, по който се ръководят екипите?

В триъгълника умения, технологии и приоритети се крият и възможности, и рискове. Постоянният стрес предизвикан от несигурността на работната сила, може да парализира организациите. Затова, когато служителите се чувстват включени и ценени, те са готови да преминават през промени с повече доверие и осъзнатост. Здравият разум, споделената перспектива и чувството за принадлежност са тези, които предпазват компаниите и позволяват да се вземат верни решения дори в условия на стрес. Грижата към менталното здраве на служителите, добрата структурна видимост и култура,  превръщат предизвикателствата във възможности и са успешната формула за устойчиво развитие.

Затова въвеждаме практики като разказване на истории (storytelling), събития за формално отдаване на признание и подкрепящи разговори. Установили сме, че въпросът „Как си, наистина?“ често е по-силен от „Какво правим сега?“. Той изгражда доверие и създава чувство за принадлежност.

Виждаме това особено ясно във все по-популярните, включително и в по-малки компании, центрове за споделени услуги, където цели екипи работят в различни държави, често без да се познават лично. В такива ситуации чрез системна комуникация се изгражда устойчива култура, и така дори разпръснатите екипи могат да функционират като единен организъм. А моделът на споделяне позволява и нещо стратегически по-важно – да се разпределят най-високоспециализираните експерти там, където са най-нужни. Вместо да се поддържат големи, но нискоефективни екипи, организациите могат да концентрират експертиза и да осигурят последователност и качество в рамките на една и съща структура.

Къде виждате основните слабости и уязвимости в съвременните HR модели и практики?

Отделите и ръководителите по човешки ресурси често остават встрани или получават остатъчен ресурс за инвестиции. Най-често подценяваният параметър в една организация е цената на текучеството. В сметките обикновено влизат разходите за подбор и обучение на нов служител, но рядко се оценява реалната загуба – изгубеният опит, нарушената динамика на екипа, спадът в мотивацията, времето, необходимо за пълна интеграция на нов човек и достигането на оптимално ниво на ефективност, както и рискът новото назначение да провокира допълнителни промени другаде.

В някои случаи стойността на едно напускане се равнява на повече от годишната заплата на служителя, което прави ефекта разрушителен не само за бюджета, но и за доверието към организацията. Но го има и обратният вариант – една закъсняла раздяла с неподходящ служител може да е дори по-болезнена и скъпа.

Друга слабост, която наблюдаваме в България, е, че много често разбирането за отдел ЧР се изчерпва с дейностите по подбор и възнаграждения. От време на време и дейности по сплотяване на екипа. И дотам… Функциите по обучение и развитие на кадрите са пренебрегнати. В повечето случаи това са фирми, които не могат да си позволят да „раздуят щата“ поради обема на дейността им. В HRS Solutions предлагаме решение и на този проблем. Предоставяме експерти на проектна база „interim”. По този начин освобождаваме компаниите от тежестта на служител, назначен на постоянен трудов договор, а предоставяме висококвалифициран експерт с богат опит, който е специалист в съответната област.

В HRS Solutions вярваме, че устойчивият модел изисква баланс между оценката и анализ на представянето на хората, съчетано с инвестиции в тяхното личностно развитие; използване на технологии с отговорност; изграждане на процеси, но без да се пренебрегва здравият разум. В крайна сметка именно ангажираността, доверието и етиката са ресурсите, които не могат да бъдат закупени или внедрени чрез софтуер – те трябва да се изграждат всекидневно чрез лидерство, култура и осъзнати управленски практики.

Какъв тип компании се обръщат към Вас – има ли определен профил или проблеми, с които най-често се обръщат към HRS Solutions?

Краткият отговор би бил: най-разнообразни. Работим както с бързо растящи млади организации от технологичния сектор, така и с утвърдени международни корпорации с голям брой служители. Всяка фаза от развитието на една организация има своите специфики – стартъпите обикновено търсят структури и процеси, които да им дадат стабилност, а зрелите компании по-често искат свеж поглед за обновяване на елементи от културата или идеи за справяне с предизвикателства, породени от новите технологични и демографски реалности.

Общото е, че във всеки бизнес и на всеки етап има стойност в това да поканиш доверен партньор, който да погледне непредубедено отстрани, да сподели добра практика и да даде честна обратна връзка. Понякога това означава цялостна трансформация, друг път – малка, но може би доста ключова промяна. Важното е компаниите да имат смелостта да потърсят друга перспектива, а ние се стремим да бъдем именно този доверен и ангажиран партньор.