Цената на времето

По време на лидерска програма, която водих за директорите на клонове на международна банка, се разгоря дискусия около вечната тема – времето и това, че то все не достига за важни задачи. Тогава една дама призна, че тя обичала да отваря хартиената поща, която пристига в клона всеки ден. После бързо и оправдателно добави, че това ѝ отнемало само 15 минути от работното време, в които си пиела кафето и мислено се настройвала за деня. В нейния клон имаше нездраво напрежение в екипа. Макар и неголям, хората някак бяха успели да се разделят на лагери и само чакаха да свърши работният ден, за да се освободят от бремето да са до някого, когото не понасят. От това резултатите им бяха все на дъното и като че ли всички се движеха в порочен кръг.

Заговорихме се за цената на тези „нищожни“ 15 минути. Изчислихме, че 15 минути на ден се равняват на над 55 часа на година или над 7 пълни дена работно време, като от 365 дена се махнат уикенди, празници и отпуски. Представете си тези 7 пълни дена да бяха посветени на разговори с хората в екипа, на опознаването им, на планирането и мисленето как да се преодолее неугасващият конфликт. Излиза, че 15-те минути струват нервите, непостигнатите резултати и агонията, в която този екип работи.

Ние често гледаме на времето като на безкраен ресурс и така сами стискаме очи пред истината.

Времето може да се пилее както на ниво борд на директорите, така и на всяка останала роля в организацията. Да си представим, че 5-членен борд, в който заплатите на хората са 6-цифрено число на година, прекарва в среща два часа всяка седмица. В недобре функциониращите лидерски екипи свършената работа често може да се сведе до половината от изразходваното време и така излиза, че имаме цял пропилян час. Изчислен през часова ставка, вече са се изпарили няколко хиляди лева. Изчислен през пропуснатите ползи, за месец цената става поне няколко десетки – и то само за една среща на седмица.

Същото е и на други роли в организацията. Ако толерираме колеги, които вършат работа за 2 часа, а тя би могла да се свърши за 30 минути от някой, който е добре организиран и работи качествено с технологиите, тогава имаме 75% загуба.

Какво може да се направи?

Инструменти за измерване и оптимизиране на времето

За да се отнасят наистина към времето като към ресурс, лидерите трябва да го измерват точно както финансовото представяне. Ето някои полезни инструменти и техники:

Бюджетиране на времето

Така както бюджетираме финансовите си ресурси, за да влезем в договорените параметри и да постигнем целите си, така и да се отнасяме към времето си. Да блокираме реалистично време в календара не само за срещите си, но и за различни дейности, които са с висок приоритет и трябва да бъдат свършени. Иначе срещите биха могли страховито да набъбнат като добре замесено тесто и да изземат изцяло пространството в календара ни.

Одити на календара

Редовните одити на календара, за да преценим дали времето ни е съобразено със стратегическите ни приоритети, са толкова необходими, колкото ежедневната грижа за хигиената. Отбелязваме с различен цвят дейностите с висока, средна и ниска степен на важност и след това само с един поглед можем да се ориентираме как сме се справили през седмицата.

Ключови измерители на успеха, свързани с времето

Разработване на ключови показатели за ефективност за използване на времето. Например проследяване процента на срещите, които постигат посочените цели, или средното време, прекарано в задачи с висок приоритет.

Калкулатор на разходите за време

Можем да създадем прост калкулатор, за да определим разходите за непродуктивни срещи и нискоефективни дейности. Включваме преките и непреки измерители на възнаграждението, режийни разходи и алтернативна цена, за да вземаме по-добри решения за това как да разпределяме времето.

Култура на уважение към времето чрез:

• Обучения на членовете на екипа да изчисляват цената на минутите и часовете, като включват и алтернативните разходи, за да могат да поемат отговорност и решения за времето си. Насърчаване на автономността и изясняване на границите на вземане на решения.
• Награждаване на резултатите, а не часовете – изместване на фокуса от прекараното време към постигнатите резултати. Празнуване на ефективността и иновациите.
• Водене чрез личен пример – всички идеи и мерки по-горе ще останат само пожелателни, ако лидерите ги пренебрегват, затова започнете със себе си.

Сега сме в началото на 2025 г. – прекрасно време да планираме как да инвестираме безценните и невъзвратими часове, дни, седмици и месеци, които определят личния ни и екипен успех и удовлетворение.