Финтех решения в помощ на транспортния бранш
Партньорска програма
Как Discordia и Payhawk правят товарния транспорт по-ефективен и модерен през погледа на финансовия директор на логистичната компания – Цветомир Узунов
Когато чуете за транспортна компания и работа с товари, най-вероятно си представяте големи камиони и безкрайни часове път на един човек, затворен в шофьорската кабина. Ако познавате бранша отвътре, може би ще се замислите и за сложната администрация, пътни листи и отчети, свързани с преминаване на граници и различни платежни системи в цяла Европа. Едва ли ще ви хрумне асоциация с последно поколение високи технологии и модерен софтуер. Една българска компания обаче може да ви опровергае и показва на практика, че транспортен бизнес и финтех са две не само съвместими понятия, но и много успешна комбинация.
Discordia е на пазара повече от 30 години и към момента управлява собствен автопарк от над 1 500 камиона и над 2 000 шофьора. Освен автомобилния транспорт до всяка точка на Европа, който е най-мащабната услуга, компанията предлага също железопътен, морски и въздушен превоз.
Въпреки че отчита постоянен висок растеж на флотата и служителите си през последните години, както и висока клиентска удовлетвореност, Discordia се сблъсква с голямото предизвикателство, стоящо пред почти всяка индустрия – липсата на кадри. Проблемът не е само локален, разказва финансовият директор Цветомир Узунов – „В Европа има дефицит от порядъка на половин милион водачи на тежкотоварни автомобили“. Затова не е изненада, че основната задача пред бизнеса е да създаде максимално добри условия за привличане и задържане на ключовите служители. „Именно в тази посока са и технологичните нововъведения в бранша. От една страна е модернизацията на самите превозни средства и всички системи в тях, които подпомагат работата и комфорта на шофьорите“, пояснява г-н Узунов. По думите му обаче това, в което технологиите са от изключително голяма полза и правят наистина качествената разлика, е облекчаването на административните процеси.
Основната функция на водачите – да придвижат даден товар безопасно и в срок, се утежнява от редица документални и финансови операции. „Шофьорите изпадат в много извънредни ситуации – забавяне по граници и допълнителен престой, непредвидени такси, постоянно следене на бележки за разходи и отчети. Често се случва да имат нужда от спешен паричен превод, а това не може да се случи късно вечер, в празнични или почивни дни. Цялата ситуация създава фрустрация и напрежение в нашите служители и ги отклонява от основната им роля, която е достатъчно отговорна и натоварваща“, казва финансовият директор.
Решение за наболелия проблем компанията търси в новите технологии и по-конкретно – в сферата на финансово-административните инструменти. Те дават възможност за справяне с основния казус – създаване на удобство за водачите, като се автоматизират процесите за плащания и отчетност. От гледна точка на развитие на бизнеса обаче Discordia вижда и много по-големия потенциал – събиране и анализиране на точни данни, които ще дадат възможност за растеж и увеличаване на приходите.
Неслучайно компанията избира за свой партньор по пътя към дигиталната трансформация Payhawk – друга българска компания, която през 2021 г. вече е добре позната на пазара. „Свързахме се с тях, получихме много позитивно отношение и готовност за сътрудничество. Показаха своите системи и стартирахме съвместен пилотен проект за внедряване на иновативен софтуер за управление на фирмените разходи“, спомня си г-н Узунов.
Технологията е лесна за работа. Изисква синхронизация на софтуера с действащата ERP платформа на Discordia. Водачите единствено трябва да инсталират приложението на Payhawk на телефоните си. Първият тестови период започва с около 30 шофьори и трае два месеца и половина. С взетите поуки започва и вторият, който продължава цяла година и включва 700 шофьора. В рамките му двете компании заедно успяват да изградят цялата технологична инфраструктура и да подсигурят гладкото използване на новия софтуер от водачите.
„Предимствата, заради които избрахме решението на Payhawk, са в няколко посоки. На първо място за разлика от други предложения на пазара, то ни дава инструмент за улесняване на паричните преводи към служителите, когато са на път, както и за автоматизиране на отчетите“.
По думите му до този момент се е налагало компанията да прави поне по 4 масови трансакции за плащания на ден, с които да изпраща пари към сметките на шофьорите. Това ангажира изключително голям капацитет от времето на административния персонал и повишава разходите заради многото на брой такси. С новата система е създаден един мастър акаунт, към който са прикрепени сметките на всички служители. Той се захранва веднъж на ден и така са обезпечени всички водачи, докато изпълняват маршрутите си.
„Удобството се крие и в това, че ако някой колега има нужда от спешен превод по всяко време на денонощието, само го заявява през приложението на телефона си и неговият мениджър може да го одобри и пусне за секунди“, допълва г-н Узунов. Допълнително предимство на партньорството с Payhawk е и създаденият процес за предварително издаване на физически дебитни карти, които шофьорите получават веднага с постъпването си на работа. Това дава гъвкавост на транспортната компания, за която е критично важно да подсигури водачите си за работа в най-кратки срокове.
Другият ключов момент за подобряване на административните процеси в Discordia е опцията за отчитане на разходите. Технологията за оптично разпознаване на данни в мобилното приложение на Payhawk е разработена така, че се обучава да разпознава различни бележки и платежни документи. Било за гориво, за гранични или пътни такси, за хотел или други режийни, до този момент всеки шофьор е събирал хвърчащите листа, които в последствие административният персонал въвежда електронно и анализира.
С решението на Payhawk е необходимо само да се сканира хартиения оригинал с телефона . Системата го обработва автоматично, събира и анализира получените данни. „Виждал съм бележки, написани на ръка на Дунав мост и софтуерът ги разпознава“, коментира г-н Узунов. От позицията си на финансов директор той е убеден в успеха на бизнес сценария от пълното въвеждане на иновативния софтуер сред всички водачи , което трябва да е факт до края на месец октомври 2023 г.
В момента 1 човек в администрацията обработва хартиените документи на 110 шофьора. Очакванията ни са, че с новата технология 90% от бележките ще се обработват автоматично. Това не само облекчава работата на хората ни и им дава време за много по-удовлетворяващи задачи, но и гарантира възможност за растеж на бизнеса ни по начина, по който ние искаме да го постигнем.
Плановете ни са до 2025 г. да имаме около 3 000 автомобила, а до 2030 г. – 7 000. Това означава приблизително 10 000 шофьора. Представете си толкова водачи, по 3 курса на месец и минимум 6 бележки за всеки от тях – бройката е просто невъзможна за ръчна обработка. Разходите за офис и персонал напълно ще погълнат маржа от растежа ни“.
Тази равносметка дава убеденост на целия мениджърски екип на Discordia, че технологиите са абсолютният фундамент за развитие на бизнеса. Освен очевидните ползи за служителите, те осигуряват и необходимите данни и анализ за оптимизиране на работата с клиенти. Компанията планира да продължи дигиталната си трансформация през следващите години с внедряване на data warehouse, която ще събира и структурира цялата информация на едно място, така че всяка функция да я използва според своите нужди.
