Как да преодолеете страха си да давате критична обратна връзка
Избрани статии и новини от редакцията на Forbes България
Фелисия, директор по управление на проекти, се чувства физически зле при мисълта, че трябва да даде критична обратна връзка на екипа си. Тя вярва, че като лидер това трябва да е лесно. Но като чувствителен Стрелец се чувства непосилно. Тя ръководи разнообразен екип за глобална компания за превод на стрийминг съдържание, като се справя отлично с множество задачи и културни нюанси. Винаги е на разположение на служителите си, дори поема вината в различни ситуации. Предоставянето на обратна връзка на екипа й обаче е нейната ахилесова пета. Фелисия се притеснява да не развали отношенията, които цени толкова много, и прекарва прекалено много време в обмисляне какво да каже.
Този страх се проявява, когато критичен проект, ръководен от Адисън, ключов член на екипа, се проваля. Фелисия е забелязала признаци на проблеми, но не е изразила притесненията си, надявайки се, че те ще се разрешат от само себе си. Това мълчание води до загубата на най-големия им клиент в полза на конкурент. Съжалението на Фелисия е ясно: тя смята, че е можела да предотврати провала, ако бе говорила по-рано.
Страхът от обратна връзка е често срещан сред лидерите, особено сред тези, които се определят като чувствителни. Типични са опасенията, че ще предизвикат напрежение, ще демотивират персонала или ще се справят с емоционални реакции. Избягването на конфликти може да изглежда по-лесно, но е вредно в дългосрочен план. Без конструктивна обратна връзка екипът пропуска възможността за растеж, а липсата на ясна комуникация може да доведе до недоверие и оттегляне.
Използвайте следните стратегии, за да се справите с дискомфорта и безпокойството от трудните разговори, така че да можете да общувате уверено.
Преформулирайте двойнственото мислене
Ръководителите, които избягват да дават обратна връзка, често се придържат към убеждения от типа “никой не обича да бъде микроуправляван” или “ако обърна внимание на този проблем, това ще развали работните ни взаимоотношения”. Тези възгледи може да идват от предишен негативен опит, но са твърде опростени и не отразяват нюансите на динамиката на работното място. Напълно възможно е да бъдете настойчиви и директни, без да навредите на отношенията си или да бъдете обявени за трудни.
Вместо това се съсредоточете върху положителните резултати от говоренето и ползите от ясната комуникация. Ето какво може да се случи:
- Вашите прозрения може да се окажат точно това, което е необходимо за успешното завършване на труден проект.
- Един откровен разговор за нечие смущаващо поведение може да доведе до по-хармонична и ефективна работна среда.
- Представянето на конструктивна обратна връзка може да помогне на член на екипа да се усъвършенства, като потенциално му открие нови кариерни пътища.
- При по-внимателно разглеждане ще откриете, че споделянето на мислите, чувствата и мненията ви е по-изгодно, отколкото потискането им и справянето с негативните последици по-късно.
Приемете обратната връзка като положителен инструмент
Противно на това, което може би си мислите, вашият екип всъщност цени и се нуждае от честна обратна връзка. Въпреки че 72 % от служителите смятат, че “ръководителите дават критична обратна връзка” е от съществено значение за тяхното кариерно развитие, само 5 % вярват, че техните ръководители действително предоставят такава обратна връзка. Нещо повече, екипите, чиито ръководители не умеят да дават честна обратна връзка, редовно показват по-ниски нива на ангажираност. За разлика от тях, лидерите, които са отличници в предоставянето на откровена обратна връзка, имат екипи, които са сред най-високите по отношение на ангажираността.
Отказът от необходимата обратна връзка е несправедлив спрямо екипа ви – тя е от решаващо значение за неговото развитие. Когато започнете да възприемате конфликтите като нормален и необходим аспект на лидерството, това помага да се намали тревожността, свързана с инициирането на трудни разговори. Следващият път, когато трябва да дадете обратна връзка, отделете малко време, за да си поемете дъх, и си спомнете: вие не създавате конфликт, а улеснявате развитието на екипа си. Не критикувате, а предлагате насоки. Не сте злодей. Вие сте лидерът, на когото те разчитат.
Подгответе се за различни реакции
Страхът от това как някой може да реагира на обратната връзка може да ви спре да говорите. Може да се притеснявате, че членът на екипа ви ще се защити или дори ще се разплаче. За да се справите с това безпокойство и несигурност, използвайте инструмента за най-лошия случай/добрия случай/най-вероятния сценарий. Първо, помислете за най-лошия сценарий и как бихте се справили с него. Например, ако служителят ви започне да плаче, може да решите да си вземете почивка и да му дадете малко пространство. След това си представете най-добрия възможен изход, за да внесете чувство на оптимизъм. И накрая, помислете какво е най-вероятно да се случи, което често попада някъде между тези две крайности. Този подход може да ви помогне да се почувствате по-подготвени и уверени в справянето с каквато и да е реакция, която може да предизвика вашата обратна връзка
“Полирайте” представянето си
Наличието на ясен план как да започнете разговора може значително да намали тревожността ви и да ви помогне да зададете положителен тон. Поемането на контрола от самото начало повишава увереността ви и показва уважение. Например, когато Фелисия решава да разгледа проблема с Адисън, тя започва с думите: “Оценявам твоята отдаденост и креативност. Нещо, за което исках да поговорим, е моделът на нисък морал и искам да разбера дали има някакви пречки, които можем да преодолеем заедно.”
Използването на изреченията с “Аз” е от ключово значение за директната и настойчива комуникация, без да омаловажавате притесненията си. Бъдете конкретни в обратната си връзка. Вместо неясно обвинение като “Отново изпуснахте топката”, изберете по-точно изказване, например “Притеснява ме, че не получих документите навреме за срещата с клиента днес”. Този подход е по-вероятно да доведе до конструктивен разговор.
Превърнете обратната връзка в рутина
Обратната връзка не трябва да бъде случайна, а редовна част от взаимодействието ви. Редовната обратна връзка предотвратява прерастването на малки проблеми в по-големи. Освен това, колкото повече се упражнявате да давате обратна връзка в по-малко критични ситуации, толкова по-удобно и умело ще го правите.
Прилагането на системна обратна връзка може да бъде толкова просто, колкото последователни срещи на четири очи с членовете на екипа ви. Можете също така да организирате срещи за колективно обмисляне на проекта или предварителни срещи за обсъждане на потенциалните рискове и предизвикателства преди започване на проекта.
Постигането на по-голямо удобство и спокойствие при даването на трудна обратна връзка ви позволява да придобиете увереност, за да можете да се проявите като силен лидер, от който екипът ви се нуждае – и който знаете, че можете да бъдете.
Автор: Мелъди Уайлдинг
